Alle betrieblich veranlassten Ausgaben, die laufend anfallen und weder zu den Anschaffungskosten noch zu den Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts gehören, sind im Zeitpunkt der Zahlung als Betriebsausgabe abziehbar. Ausnahmen bilden hier die regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben (§ 11 Abs. 2 Satz 2 EStG):
- Mieten, Pachten
- Löhne, Gehälter
- betriebliche Versicherungen, usw.
Anlagevermögen
Umlaufvermögen
Aufwendungen für den Erwerb von Umlaufvermögen wie z. B. Waren sind Betriebsausgaben. Mit dem Abfluss des Geldes sind diese entsprechend zu erfassen.
Gehören hingegen zum Umlaufvermögen Wertpapiere, Grund und Boden, Gebäude, dürfen diese Anschaffungskosten erst im Zeitpunkt der Veräußerung bzw. Entnahme als Betriebsausgaben abgezogen werden (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG i. V. m. § 52 Abs. 6 Satz 3 EStG).
Ausfall von Forderungen und betrieblichen Darlehen
Fällt eine betriebliche Forderung aus, liegen keine Betriebsausgaben vor. Die Gewinnauswirkung ergibt sich dadurch, dass den Aufwendungen für die gelieferten Waren keine Einnahmen gegenüberstehen. So bleibt es bei den Betriebsausgaben zum Zeitpunkt der Lieferung der Ware.
Kommt es hingegen zu einem Darlehensausfall, welches aus ausschließlich betrieblichen Gründen einem Dritten gewährt worden ist, liegen Betriebsausgaben zu dem Zeitpunkt vor, wenn endgültig feststeht, dass mit einer Rückzahlung nicht mehr zu rechnen ist (H 4.5 Abs. 2 "Darlehens- und Beteiligungsverlust" EStH).
Diebstahl, Unterschlagung
Wie bei dem Ausfall von betrieblichen Forderungen stellt Diebstahl oder Unterschlagung keine Betriebsausgabe dar. Die Gewinnauswirkung hat sich bereits bei der Zahlung des Einkaufpreises ergeben. Diese Vorgehensweise gilt auch bei Verderb von Waren.
Werden Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gestohlen, ist der noch vorhandene Restwert als Betriebsausgabe abzusetzen (H 4.5 Abs. 3 "Veräußerung abnutzbarer WG" EStH).
Ein durch Einbruchdiebstahl eingetretener Geldverlust führt bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG nur dann zu einer Betriebsausgabe, wenn der betriebliche Zusammenhang anhand konkreter und objektiv greifbarer Anhaltspunkte feststellbar ist (H 4.5 Abs. 2 „Diebstahl“ EStH).
