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Lohnsteuer - Bewertung von Mahlzeiten

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Insbesondere die Bewertung von unentgeltlich oder verbilligt an den Arbeitnehmer abgegebenen Mahlzeiten stellt eine anspruchsvolle Disziplin der Lohnabrechnung dar.

Bei dieser muss unbedingt zwischen der arbeitstäglichen Bewirtung und der Bewirtung anlässlich eines besonderen Anlasses differenziert werden. Eine arbeitstägliche Abgabe von Mahlzeiten ist anzunehmen, wenn die arbeitstägliche Bewirtung des Arbeitnehmers unmittelbar durch den Arbeitgeber im Betrieb oder auf dessen Veranlassung durch einen fremden Dritten erfolgt (z.B. Kantinenessen, Vertragsgaststätten, Essenmarken). Eine Bewertung erfolgt in diesen Fällen nach Maßgabe von R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 bis 4 LStR – grds. mit dem amtlichen Sachbezugswert.

Dagegen ist bei der Bewirtung aus besonderem Anlass durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zwischen den nachfolgend in der Grafik abgebildeten Fallkonstellationen zu unterscheiden:

Bitte beachten Sie, dass für die Prüfung der „60 €-Grenze“ der Bruttopreis der Mahlzeit ohne Abzug von Arbeitnehmer-Zuzahlungen entscheidend ist (Rz. 63 des BMF v. 25.11.2020), wenngleich die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den anzusetzenden Sachbezugswert bzw. den tatsächlichen Preis mindern (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 u. 4 bzw. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 S. 3 LStR).

Hinweis

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  • Keine Anwendung der 96%-Vereinfachungsregelung, sofern der Sachbezugswert angesetzt werden.
  • Dagegen ist die 50 €-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG anzuwenden, wenn der tatsächliche Preis für die Bewertung des Sachbezuges anzusetzen ist (Schlussfolgerung aus Rz. 62 des BMF v. 25.11.2020 i.V.m. R 8.1 Abs. 3 S. 3 LStR).
  • BFH, Urteil v. 3.7.2019 - VI R 36/17; veröffentlicht am 19.9.2019 „unbelegte Backwaren“:
    • Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren wie Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränken zum sofortigen Verzehr im Betrieb bereit, handelt es sich bei den zugewandten Vorteilen grundsätzlich nicht um Arbeitslohn, sondern um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten.
    • Unbelegte Backwaren wie Brötchen und Rosinenbrot mit einem Heißgetränk stellen kein Frühstück dar.
    • Für die Annahme eines (einfachen) Frühstücks muss jedenfalls ein Aufstrich oder Belag hinzutreten.

 

Freie Verpflegung

Der monatliche Sachbezugswert für Verpflegung beträgt bundeseinheitlich 263 € monatlich.

Sachbezugswerte

Frühstück

Mittagessen

Abendessen

Gesamt

monatlich

60,00 Euro

114,00 Euro

114,00 Euro

288,00 Euro

kalendertäglich

2,00 Euro

3,80 Euro

3,80 Euro

9,60 Euro

 

Nur bei Familienangehörigen, denen ebenfalls freie Verpflegung gewährt wird, gibt es unterschiedliche Werte in Abhängigkeit vom Alter.

Arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb & Pauschalierung

Der anzusetzende Wert der als Arbeitslohn zu behandelnden verbilligt oder kostenlos überlassenen arbeitstäglichen Mahlzeiten im Betrieb kann pauschal mit einem Lohnsteuersatz von 25% versteuert werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind (ggf. im Hotelgewerbe). Für diese Mahlzeiten sind besondere Wertvorgaben zu beachten.

Geldwerte Vorteile für vom Arbeitgeber in einer selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung (im Betrieb) kostenlos oder verbilligt abgegebenen arbeitstäglichen Mahlzeiten sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Für das Kalenderjahr 01 betragen die Sachbezugswerte für ein Frühstück 2,00 Euro, für ein Mittag- und Abendessen je 3,80 Euro. Für Hotel und Gaststätten sowie ähnliche Betriebe gilt: Kein Sachbezugswert, sondern der um 4% geminderte konkrete Endpreis ist anzusetzen, wenn die Mahlzeiten überwiegend nicht für die Arbeitnehmer zubereitet werden. In diesen Fällen ist zunächst die Berücksichtigung des Rabattfreibetrags zu prüfen (vgl. § 8 Abs. 3 EStG – 1.080 € jährlich); allerdings scheidet hier eine Anwendung von § 40 EStG bereits dem Grunde nach aus.

Niederlassungen bzw. Betriebsteile des Arbeitgebers außerhalb der ersten Tätigkeitstätte des Arbeitnehmers gehören ebenfalls zum Betrieb, d.h. der Arbeitgeber kann den Vorteil auch dann in die Pauschalierung einbeziehen, wenn der Arbeitnehmer auf Auswärtstätigkeiten in einem auswärtigen Betriebsteil unentgeltliche oder verbilligte Kantinenmahlzeiten erhält.

Erhält ein Arbeitnehmer Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtungen, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitgeber auf Grund vertraglicher Vereinbarung durch Barzuschüsse oder andere Leistungen, an die die Mahlzeit vertreibende Einrichtung zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt (z.B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen).

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit etwas zu, ist der anzusetzende geldwerte Vorteil (Sachbezugswert) um diese Zuzahlung zu mindern. Lohnsteuerlicher Arbeitslohn ist nur ein verbleibender positiver Betrag. Zahlt beispielsweise der Arbeitnehmer pro Mittagessen 3,80 Euro, so unterbleibt die Zurechnung eines geldwerten Vorteils.

Gibt der Arbeitgeber ausschließlich Essenmarken zur Einlösung im Betrieb aus, ist deren Verrechnungswert anzusetzen, falls der Essenmarkenwert unter dem Sachbezugswert der Mahlzeit liegt und der sich durch die Zuzahlung des Arbeitnehmers ergebende Betrag den Sachbezugswert der Mahlzeit nicht übersteigt. Übersteigen die Zuzahlung und der Wert der Essenmarke den Sachbezugswert, ist grds. die Differenz zwischen Sachbezugswert und Zuzahlung als geldwerter Vorteil anzusetzen (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4b LStR).

Sofern der Arbeitgeber den auf sämtliche Mahlzeiten entfallenden und für die Pauschalierung maßgebenden geldwerten Vorteil (Arbeitslohn) ermitteln will, ist der Wert dieser ausgegebenen Mahlzeiten zu ermitteln. Das kann mitunter sehr aufwändig sein. Deshalb lassen die Lohnsteuer-Richtlinien Vereinfachungen zu. Gibt der Arbeitgeber unterschiedliche Speisen zu verschiedenen Preisen ab, kann dafür ein Durchschnittspreis als geldwerter Vorteil der Pauschalbesteuerung zu Grunde gelegt werden. Diese Durchschnittsermittlung pro Mahlzeit ist jedoch nur zulässig, wenn der geldwerte Vorteil pauschal besteuert wird. Wird der geldwerte Vorteil für die Mahlzeit dem Arbeitnehmer individuell zugeordnet bzw. versteuert, ist der jeweilige Vorteil pro Mahlzeit zu erfassen. Der Durchschnittspreis kann wie folgt ermittelt werden (R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 LStR).

Essenmarken nach Ablauf der Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeit

(H 8.1 Abs. 7 „Essenmarken nach Ablauf der Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeit“ LStH)

Üben Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG) an diese Arbeitnehmer ausgegebene Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) abweichend von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe dd und Rz. 76 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020 mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Der Ansatz des Sachbezugswerts setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen des R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a vorliegen (→ BMF-Schreiben vom 18.01.2019 im Anhang 24 V amtliches Lohnsteuer-Handbuch).

Essenmarken und Gehaltsumwandlung

  1. Änderung des Arbeitsvertrags. Wird der Arbeitsvertrag dahingehend geändert, dass der Arbeitnehmer anstelle von Barlohn Essenmarken erhält, so vermindert sich dadurch der Barlohn in entsprechender Höhe (→ BFH vom 20.8.1997 – BStBl. II S. 667).
  2. Keine Änderung des Arbeitsvertrags. Ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt der Austausch von Barlohn durch Essenmarken nicht zu einer Herabsetzung des steuerpflichtigen Barlohns. In diesem Fall ist der Betrag, um den sich der ausgezahlte Barlohn verringert, als Entgelt für die Mahlzeit oder Essenmarke anzusehen und von dem für die Essenmarke maßgebenden Wert abzusetzen.

 

Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten

 

Die Regelungen von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken sind unter bestimmten Voraussetzungen selbst dann anzuwenden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt, ohne sich bei Annahmestelle einzulösender Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), aber auch Digital-Essenmarken zu bedienen.

Im Einzelnen ist in diesen Fällen als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen, wenn

 

  1. tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird,
  2. für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage) beansprucht werden kann,
  3. der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
  4. der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
  5. der Zuschuss nicht von Arbeitnehmer beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.

 

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), dass die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen. Die übrigen Regelungen des R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 lit. b und c LStR sind entsprechend anzuwenden.

  • Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen.
  • Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen.
  • Der ArbG hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.
  • Eine Pauschalierung der SBW mit 25% gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG ist möglich.

 

Hinweis

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  • Grundsatz: Zur Erfüllung der Voraussetzungen nach Buchstabe b hat der ArbG für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z. B. infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken, um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern.
  • Ausnahme: Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.

In dem folgenden Video behandeln wir nun nochmals die amtlichen Sachbezugswerte.