Gesamtkostenermittlung und Führung eines Fahrtenbuchs

Bei einer nur geringen Nutzung des Firmenfahrzeugs zu privaten Zwecken kann diese Kostenaufteilung günstiger sein als die 1 % Methode. Notwendig sind

• der Nachweis der für den überlassenen Pkw insgesamt entstandenen Aufwendungen durch Belege und
• der Nachweis des Verhältnisses zwischen den Privatfahrten und den übrigen Fahrten durch ein Fahrtenbuch. Für dienstliche Fahrten müssen darin das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, das Reiseziel und die Reiseroute sowie der Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner angegeben sein. Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Vermerk. Zu verschiedenen berufsspezifischen Erleichterungen (z.B. Handelsvertreter, Kurierdienste, Taxifahrer, Fahrlehrer) vgl. das BMF-Schreiben vom 21.01.2002, BStBl I S. 148.
• Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Die erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird im Übrigen anerkannt, wenn sich dadurch dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden.

BMF-Schreiben vom 4.4.2018 im Anhang 24 IV Rz. 28.

Unfallkosten bei der Fahrtenbuchmethode:

Bei der Fahrtenbuch-Methode sind sämtliche durch das Halten und den Betrieb des Firmenwagens entstandenen Kosten exakt festzuhalten. Nach der Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien werden bei der Ermittlung der Gesamtkosten nur die vom Arbeitgeber getragenen Kosten angesetzt.

Soweit der Arbeitnehmer laufende Aufwendungen trägt, bleiben diese bei der Fahrtenbuch-Methode außer Ansatz.

Mit R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 12 bis 16 LStR hat die Finanzverwaltung in Anknüpfung an das BFH Urteil vom 24.05.2007, BStBl II S. 766 sowohl für die pauschale Nutzungsmethode als auch für die Fahrtenbuchmethode festgelegt, dass Unfallkosten grundsätzlich nicht mehr zu den Gesamtkosten eines dem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagens gehören, sondern grundsätzlich gesondert zu beurteilen sind. Aus Vereinfachungsgründen können allerdings Unfallkosten, die – bezogen auf den einzelnen Schadensfall und nach Erstattung von dritter Seite (z.B. Versicherung) – einen Betrag von 1.000,00 € (zuzüglich Umsatzsteuer) nicht übersteigen, weiterhin in die Gesamtkosten miteinbezogen werden. In Bezug auf die 1% Regelung bedeutet dies, dass Unfallkosten bis zu einem Betrag von 1.000,00 Euro (zzgl. USt) daher weiterhin nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil behandelt werden müssen (Wahlrecht).

Ist der Arbeitnehmer indes gegenüber dem Arbeitgeber wegen Unfallkosten nach allgemeinen zivilrechtlichen Regeln schadensersatzpflichtig (z.B. Privatfahrten, Trunkenheitsfahrten) und verzichtet der Arbeitgeber (z.B. durch arbeitsvertragliche Vereinbarungen) auf diesen Schadensersatz, liegt in Höhe des Verzichts ein gesonderter geldwerter Vorteil vor. Erstattungen durch Dritte (z.B. Versicherung) sind unabhängig vom Erstattungszeitpunkt des Dritten vorteilsmindernd zu berücksichtigen, sodass der geldwerte Vorteil regelmäßig in Höhe der vereinbarten Selbstbeteiligung anzusetzen ist. Hat der Arbeitgeber auf den Abschluss einer Versicherung verzichtet, wird aus Vereinfachungsgründen von einem Selbstbehalt von 1.000,00 Euro ausgegangen. Bei diesen Regelungen ist jedoch zu beachten, dass eine Versicherung bei einem vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Unfall in der Regel nicht zahlt und deshalb in einem solchen Fall ein geldwerter Vorteil in Höhe des tatsächlichen Schadensersatzverzichts des Arbeitgebers zu erfassen ist.

Liegt keine Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers vor (z.B. Fälle der höheren Gewalt, Verursachung des Unfalls durch einen Dritten) oder ereignet sich der Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt (Auswärtstätigkeit oder einer Fahrt zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte) liegt kein geldwerter Vorteil vor, es sei denn, dem Unfall liegt eine Trunkenheitsfahrt zugrunde. Bei Unfällen auf beruflichen Fahrten verzichtet die Finanzverwaltung – wegen der zumindest im Einkommensteuer-Veranlagungsverfahren möglichen Saldierung von Arbeitslohn und Werbungskosten – auf den Ansatz eines geldwerten Vorteils.