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Authentifizierung (Anmeldung) des Arbeitgebers
Zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale hat sich der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung über das Elster-Online-Portal (www.elsteronline.de) zu authentifizieren und seine Wirtschafts-Identifikationsnummer anzugeben (§ 39e Abs. 4 S. 3 EStG). Da die Wirtschafts-Identifikationsnummer gegenwärtig noch nicht zur Verfügung steht, erfolgt die erforderliche Anmeldung mit der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte oder des Teilbetriebs, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird.
Der Arbeitgeber hat das für die Authentifizierung erforderliche elektronische Zertifikat einmalig im Elster-Online-Portal zu beantragen, um überhaupt eine Anmeldung der Arbeitnehmer und einen Abruf von ELStAM vornehmen zu können. Verfügt der Arbeitgeber bereits über ein entsprechendes Zertifikat (z. B. zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung), ist ein erneuter Antrag zum Erwerb eines elektronischen Zertifikats grundsätzlich nicht erforderlich. Regelmäßig werden alle für einen Abruf erforderlichen technischen Voraussetzungen bereits in der Lohnbuchhaltungssoftware enthalten sein.
Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten (z. B. Steuerberater) mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren und zusätzlich seine Steuernummer mitzuteilen (§ 39e Abs. 4 S. 6 EStG). Der Dritte kann auch eine zusammengefasste Übermittlung von Daten zur Anmeldung und Abmeldung sowie für den Abruf der ELStAM von Arbeitnehmern mehrerer Arbeitgeber vornehmen. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall nicht zur Registrierung im Elster-Online-Portal verpflichtet.
Anmeldung der Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber oder sein Vertreter hat die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für die Anwendung des elektronischen Verfahrens in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Für die Anforderung der ELStAM hat der Arbeitgeber gemäß § 39e Abs. 4 S. 3 EStG folgende Daten des Arbeitnehmers mitzuteilen:
- Identifikationsnummer
- Tag der Geburt (maßgebend ist stets das melderechtliche Geburtsdatum),
- Tag des Beginns des Dienstverhältnisses,
- ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt,
- etwaige Angaben, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 S. 1 Nr. 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll (= Hinzurechnungsbetrag im ersten Dienstverhältnis).
Um die programmgesteuerte Bildung der Steuerklasse zu gewährleisten, muss der Arbeitgeber bei der Anmeldung in der ELStAM-Datenbank auch angeben, ob es sich um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis des Arbeitnehmers handelt. Macht der Arbeitgeber hierzu keine Angaben, wird programmgesteuert ein weiteres Beschäftigungsverhältnis unterstellt (= Steuerklasse VI).
