Die Bildung der ELStAM erfolgt grundsätzlich automatisiert durch das Bundeszentralamt für Steuern. Soweit das Finanzamt Lohnsteuerabzugsmerkmale bildet, teilt es diese dem Bundeszentralamt für Steuern zum Zweck der Bereitstellung für den automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber mit (z. B. Freibeträge nach § 39a EStG oder Steuerklassen der Ehegatten nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel). Lohnsteuerabzugsmerkmale werden für jedes Dienstverhältnis des Arbeitnehmers gebildet, also sowohl für ein erstes als auch für jedes weitere Dienstverhältnis (§ 39e Abs. 3 S. 2 EStG).
Im Regelfall erfolgt die erstmalige Bildung der ELStAM aufgrund der Anmeldung des Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber in der Datenbank der Finanzverwaltung mit dem Ziel, die ELStAM des Arbeitnehmers abzurufen (§ 39e Abs. 4 S. 2 EStG). Soweit Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht automatisiert gebildet werden oder davon abweichend zu bilden sind (z. B. Freibeträge nach § 39a EStG oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), erfolgt die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt (§ 39 Abs. 1 und 2 EStG).
Grundlage für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die von den Meldebehörden mitgeteilten melderechtlichen Daten, wobei die Finanzverwaltung grundsätzlich an diese Daten gebunden ist. Änderungen der melderechtlichen Daten sind dem Bundeszentralamt für Steuern von den Meldebehörden tagesaktuell mitzuteilen und in der ELStAM-Datenbank zu speichern. Dies ermöglicht der Finanzverwaltung, künftig z. B. die Steuerklassen bei einer Eheschließung automatisch zu bilden und zu ändern.
Ändert sich nämlich der Familienstand eines Arbeitnehmers, z. B. durch Eheschließung, Tod oder Scheidung, übermitteln die nach Landesrecht zuständigen Meldebehörden die melderechtlichen Änderungen des Familienstandes automatisch an die Finanzverwaltung (= Bundeszentralamt für Steuern).
Heiraten Arbeitnehmer im Laufe des Jahres, teilen die zuständigen Meldebehörden der Finanzverwaltung den Familienstand „verheiratet“, das Datum der Eheschließung und die Identifikationsnummer des Ehegatten mit. Dadurch erhalten beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen und nicht dauernd getrenntlebenden Ehegatten automatisch mit Wirkung ab dem 1. des Heiratsmonats die Steuerklasse IV.
In diesen Fällen besteht die Möglichkeit der Änderung der Steuerklassenkombination z.B. auf III / V beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt. Die Änderung der Steuerklassen wird in diesem Fall – abweichend von den üblichen Fällen des Wechsels der Steuerklassenkombination – mit Wirkung ab dem 1. des Heiratsmonats wirksam.
Ehegatten, die beide in einem Dienstverhältnis stehen, können seit dem 01.01.2020 im Laufe des Kalenderjahres beim Finanzamt eine Änderung der Steuerklassenkombination mehrmals beantragen (Steuerklassenwechsel). Die beantragte Steuerklassenkombination wird in diesen Fällen mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats gebildet, der auf die Antragstellung folgt (§ 39 Abs. 6 S. 2 EStG). Ein Steuerklassenwechsel ist gemäß § 39 Abs. 6 S. 6 EStG für das Kalenderjahr 01 bis spätestens 30.11.01 zu beantragen und möglich.
Ein dauerndes Getrenntleben der Ehegatten ist dem Finanzamt unverzüglich anzuzeigen, da es sich hierbei nicht um einen melderechtlichen Familienstand handelt. Dadurch wird – ungeachtet eines etwaigen Steuerklassenwechsels im Trennungsjahr – ab Beginn des darauffolgenden Jahres bei jedem Ehegatten automatisch die Steuerklasse I gebildet.
Wird die Ehe durch Scheidung aufgelöst, übermittelt die Meldebehörde den geänderten melderechtlichen Familienstand sowie das Datum der Scheidung der Ehe an die Finanzverwaltung. Zu Beginn des darauffolgenden Jahres wird für jeden Ehegatten automatisch die Steuerklasse I gebildet.
Verstirbt ein Ehegatte, wird die Steuerklasse des überlebenden Ehegatten ab dem ersten des auf den Todestag folgenden Monats automatisch auf Steuerklasse III umgestellt. Etwas anderes gilt nur, sofern die Voraussetzungen für die Zusammenveranlagung der Ehegatten im Zeitpunkt des Todes nicht vorgelegen haben (z. B. wegen dauerndem Getrenntleben). Ab Beginn des zweiten Kalenderjahres nach dem Tod des Ehegatten wird programmgesteuert die Steuerklasse I gebildet.
Gibt ein Ehegatte seinen inländischen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland auf, wird der Abruf der ELStAM des ins Ausland verzogenen Ehegatten gesperrt. In der Folge erhält der im Inland verbleibende Ehegatte ab dem Beginn des Folgejahres automatisiert die Steuerklasse I zugeteilt. Die erneute Begründung eines inländischen Wohnsitzes bzw. gewöhnlichen Aufenthalts nach einem Auslandsaufenthalt führt bei beiden Ehegatten ab Beginn dieses Monats automatisch zur Bildung der Steuerklasse IV. Die Berücksichtigung der Steuerklassenkombination III/V setzt auch in diesen Fällen einen entsprechenden Antrag beim Wohnsitzfinanzamt voraus.
Kinderfreibetragszähler werden als Lohnsteuerabzugsmerkmal in der Regel bis zum Ablauf des Jahres gebildet, in dem die Voraussetzungen für die steuerliche Berücksichtigung des Kindes entfallen („Jahresprinzip“).
Bei minderjährigen Kindern (i. S. d. § 32 Abs. 1 Nr. 1 EStG) werden in den Steuerklassen I bis IV die Kinderfreibetragszähler bei beiden Elternteilen automatisch berücksichtigt, sofern Eltern und Kind in derselben Gemeinde wohnen. Minderjährige Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, wurden früher nur dann im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt, wenn für dieses Kind eine steuerliche Lebensbescheinigung vorgelegt wurde. Diese Nachweisverpflichtung ist bereits ab dem Kalenderjahr 2011 entfallen. Die Bildung der Kinderfreibetragszähler setzt nunmehr in diesen Fällen einen einmaligen Antrag voraus. Dabei ist der Nachweis beim Finanzamt durch Vorlage einer Geburtsurkunde des Kindes zu führen.
Bereits seit dem Kalenderjahr 2012 ist auch bei der antragsabhängigen Berücksichtigung von Kindern i.S. des § 38b Abs. 2 S. 2 EStG (z. B. volljährige Kinder) eine mehrjährige Berücksichtigung der Kinder im Lohnsteuerabzugsverfahren möglich, wenn nach den tatsächlichen Verhältnissen zu erwarten ist, dass die Voraussetzungen bestehen bleiben (§ 38b Abs. 2 S. 3 EStG). Eine mehrjährige Berücksichtigung kommt z. B. in folgenden Fällen in Betracht:
- Pflegekinder in den Fällen des § 32 Abs. 1 Nr. 2 EStG,
- Kinder unter 18 Jahren, wenn der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht ermittelbar oder der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist oder
- Kinder nach Vollendung des 18. Lebensjahres, die die Voraussetzungen für eine steuerliche Berücksichtigung weiter erfüllen (§ 32 Abs. 4 EStG). Bei Kindern, die sich in Berufsausbildung befinden, kann sich die mehrjährige Berücksichtigung bei einem Ausbildungsdienstverhältnis z. B. aus dem Ausbildungsvertrag ergeben; bei einem Erststudium kann für die mehrjährige Berücksichtigung die Regelstudienzeit zugrunde gelegt werden.
Der Antrag kann gemäß § 38b Abs. 2 S. 5 EStG nur nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck gestellt werden. Hierfür stehen die amtlichen Vordrucke „Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ bzw. „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ zur Verfügung.
Bei Arbeitnehmern, die im Kalenderjahr 01 die Voraussetzungen für die Gewährung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende (= Steuerklasse II) bezogen auf ein Kind erfüllen, das vor dem Kalenderjahr 01 das 18. Lebensjahr vollendet hat, ist wegen der Gewährung der Steuerklasse II ein neuer Antrag [mit einer ggf. zweijährigen Gültigkeit] erforderlich. Hingegen ist eine erneute Beantragung der Steuerklasse II für das Kalenderjahr 01 nicht erforderlich, wenn das Kind das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat und mit Hauptwohnsitz in der Wohnung des Elternteils gemeldet ist.
