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Pflichten des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren
Zum Zweck des Abrufs der ELStAM hat der Arbeitnehmer jedem Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis Folgendes mitzuteilen (§ 39e Abs. 4 S. 1 EStG):
- die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt,
- ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt und
- ob und ggf. in welcher Höhe ein Freibetrag nach § 39a Abs. 1 S. 1 Nr. 7 EStG (Hinzurechnungsbetrag) berücksichtigt werden soll.
Bezieht der Arbeitnehmer nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn, kann er auch während des Kalenderjahres einen neuen ersten Arbeitgeber bestimmen. Hierfür ist dem neuen Hauptarbeitgeber mitzuteilen, dass es sich nun um das erste Dienstverhältnis handelt. Dem anderen Arbeitgeber ist mitzuteilen, dass es sich nun um das weitere Beschäftigungsverhältnis handelt und ggf. ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 S. 1 Nr. 7 festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll. Ein solcher Wechsel darf frühestens mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats an erfolgen, in dem der Arbeitnehmer das erste Dienstverhältnis neu bestimmt.
Gegenüber der Finanzverwaltung hat der Arbeitnehmer folgende Pflichten:
Die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge werden im neuen Verfahren in der Regel automatisch geändert. Auslöser hierfür sind Mitteilungen der Meldebehörden über den geänderten Familienstand oder die Anzahl der Kinder (z. B. Geburt eines Kindes). In diesen Fällen ist der Arbeitnehmer nicht zu einer Mitteilung an das Finanzamt verpflichtet.
Ändern sich die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und treten die Voraussetzungen zur Einreihung in eine für ihn ungünstigere Steuerklasse oder für eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge ein, ist der Arbeitnehmer in den Fällen, in denen die Änderungen nicht durch geänderte Meldedaten automatisch angestoßen werden, verpflichtet, dies dem Finanzamt mitzuteilen und die Steuerklasse sowie die Zahl der Kinderfreibeträge umgehend ändern zu lassen (§ 39 Abs. 5 S. 1 EStG). Dies gilt insbesondere bei einem dauernden Getrenntleben der Ehegatten oder wenn bei Alleinerziehenden die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags (= Steuerklasse II) entfallen.
Wird ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Arbeitnehmer beschränkt einkommensteuerpflichtig, hat er dies dem Finanzamt ebenfalls unverzüglich mitzuteilen. Als Folge hat das Finanzamt die Lohnsteuerabzugsmerkmale vom Zeitpunkt des Eintritts der beschränkten Einkommensteuerpflicht an zu ändern (§ 39 Abs. 7 S. 1+ 2 EStG). Da in diesem Fall die ELStAM noch nicht elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden können, ist eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen.
Rechte des Arbeitnehmers
Im elektronischen ELStAM-Verfahren kann (keine Verpflichtung!) der Arbeitnehmer einen oder mehrere zum Abruf der ELStAM berechtigte(n) Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung = „Positivliste“) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre = „Negativliste“), § 39e Abs. 6 S. 6 EStG. Zudem gibt es die Möglichkeit, sämtliche Arbeitgeber vom Abruf auszuschließen („Vollsperrung“) oder den Abruf allgemein freizuschalten. Die Erteilung einer Berechtigung oder Sperrung eines Arbeitgebers zum Abruf der ELStAM setzt im Antrag des Arbeitnehmers – mit Ausnahme der Vollsperrung – die Angabe der Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teilbetriebs des Arbeitgebers voraus, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. Diese Steuernummer muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Verlangen mitteilen. Eine Abrufberechtigung oder Sperrung ist mit dem amtlichen Vordruck „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen – ELStAM –“ zu beantragen. Abrufberechtigungen und Abrufsperren gelten lediglich mit Wirkung für die Zukunft und können geändert bzw. aufgehoben werden.
Hat der Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt eine Positivliste eingereicht, ist für darin nicht genannte Arbeitgeber der Abruf von ELStAM des Antragstellers gesperrt. Wird im Falle eines Arbeitgeberwechsels der neue Arbeitgeber nicht in eine bereits vorhandene Positivliste aufgenommen, ist ein Abruf der ELStAM durch den neuen Arbeitgeber nicht möglich. Bei fehlender Abrufberechtigung ist der Arbeitgeber zur Anwendung der Steuerklasse VI verpflichtet (§ 39e Abs. 6 S. 8 EStG). Die Aufnahme von Arbeitgebern in die Positivliste setzt übrigens kein bestehendes Arbeitsverhältnis voraus.
Hat der Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt eine Negativliste eingereicht, können die darin genannten Arbeitgeber die ELStAM des Antragstellers nicht abrufen. Aufgrund der fehlenden Abrufberechtigung hat ein betroffener Arbeitgeber die Steuerklasse VI anzuwenden (§ 39e Abs. 6 S. 8 EStG). Hat der Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt beantragt, keine ELStAM zu bilden, sind die ELStAM allgemein gesperrt; ein Abruf ist nicht möglich (Vollsperrung). Dies führt zur Anwendung der Steuerklasse VI in allen Dienstverhältnissen (§ 39e Abs. 6 S. 8 EStG). Die Sperrung bleibt so lange bestehen, bis ein Antrag des Arbeitnehmers auf Aufhebung der Vollsperrung eingereicht wird.
Der Arbeitnehmer hat zudem das Recht, beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt auf Antrag Auskunft über die für ihn gebildeten ELStAM sowie über die durch den Arbeitgeber in den letzten 24 Monaten erfolgten Abrufe der ELStAM zu erhalten (§ 39e Abs. 6 S. 4 EStG). Außerdem besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale über das Elster-Online-Portal (www.elsteronline.de) einzusehen. Dazu ist eine kostenfreie Registrierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im Elster-Online-Portal notwendig.
Schließlich besteht für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer gemäß 38b Abs. 3 EStG die Möglichkeit, beim Wohnsitzfinanzamt die Berücksichtigung ungünstigerer Lohnsteuerabzugsmerkmale zu beantragen, die zu einem höheren Lohnsteuerabzug (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) führen (ungünstigere Steuerklasse, geringere Anzahl von Kindern, keine Berücksichtigung des Pauschbetrags für behinderte Menschen). Ein solcher Antrag ist z. B. bei Arbeitnehmern denkbar, die dem Arbeitgeber ihren aktuellen Familienstand nicht mitteilen möchten. Um zu vermeiden, dass dem Arbeitgeber nach einer Eheschließung, die nunmehr für verheiratete Arbeitnehmer in Betracht kommende Steuerklasse IV oder III mitgeteilt wird, kann der Arbeitnehmer beantragen, stattdessen die Steuerklasse I beizubehalten. Um die Nichtoffenbarung von geänderten Besteuerungsmerkmalen zu erreichen, kann ein solcher Antrag bereits vor dem maßgebenden Ereignis beim Finanzamt gestellt werden. Die ungünstigeren Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten – sofern der Arbeitnehmer für die Zukunft keinen anderen Antrag stellt – auch für die darauffolgenden Kalenderjahre.
