Fester Pauschsteuersatz für bestimmte Arbeitslohnbestandteile

Zusätzliche Möglichkeiten der Pauschalierung für bestimmte Arbeitslohnbestandteile werden im folgenden Abschnitt beschrieben. Für die Anwendung dieser gesetzlich festgelegten Pauschsteuersätze ist die 1.000 € - Grenze nicht zu beachten.

Der Pauschsteuersatz von 25% bzw. 15% wird für die folgenden Arbeitslohnzahlungen erhoben werden:

• Arbeitstägliche Mahlzeiten, die im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden oder Barzuschüsse, die der Arbeitgeber an ein anderes Unternehmen zahlt, das seinerseits arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt. Voraussetzung für die Pauschalierung ist, dass die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind; Pauschsteuersatz 25%;
• Übliche Mahlzeiten an Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit, wenn diese durch den Arbeitgeber veranlasst sich und der Arbeitnehmer dem Grunde nach keinen Anspruch auf Mehraufwendungen hat; Pauschsteuersatz 25%.
• Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung erhält, soweit die Arbeitgeberleistungen nicht steuerfrei sind; Pauschsteuersatz 25%;
• Erholungsbeihilfen, falls diese zusammen mit bereits erhaltenen Erholungsbeihilfen im selben Kalenderjahr folgende Beträge nicht übersteigen: Für den Arbeitnehmer 156 €, für dessen Ehegatte 104 € und 52 € für jedes Kind; Pauschsteuersatz 25%;
• Verpflegungspauschalen im Rahmen der Reisekostenregelungen des Arbeitnehmers, soweit die Pauschalen den anzusetzenden steuerfreien Betrag übersteigen, bis zur Höhe dieser Freibeträge; Pauschsteuersatz 25%;
• Vorteile durch unentgeltlich oder verbilligt überlassene Datenverarbeitungsgeräte, Zubehör sowie ein Internetzugang oder für Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers zur Internetnutzung, soweit der Arbeitnehmer diese Vorteile bzw. Zahlungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erhält; Pauschsteuersatz 25%;
• Vorteile aus der Übereignung von Ladevorrichtungen für das elektrische Aufladen von Arbeitnehmer-Fahrzeugen sowie Barzuschüssen des Arbeitgebers zu solchen Aufwendungen des Arbeitnehmers; Pauschsteuersatz 25%;
• Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung vom betrieblichen Fahrrad oder E-Bike bis 25 km/h, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 ist, falls die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird; Pauschsteuersatz 25%.
• Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG (bei der Anwendung der 0,03% oder der Einzelbewertung mit 0,002%); Pauschsteuersatz 15%.
• Arbeitgeberzuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, falls die Zahlungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (Fahrtkostenzuschüsse bei Nutzung des privaten PKW`s); Pauschsteuersatz 15%.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25% anstelle der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG einheitlich für alle dort genannten Bezüge eines Kalenderjahres, auch wenn die Bezüge dem Arbeitnehmer nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

Die neue Pauschalierung kann angewandt werden, wenn:

• zusätzliche ArbG-Leistungen gemäß § 3 Nr. 15 EStG gewährt werden, der Arbeitgeber jedoch auf die Steuerfreiheit verzichtet,
• ArbG-Leistungen für öffentliche Verkehrsmittel über eine Gehaltsumwandlung gewährt werden.

Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung: Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. (Anwendung: ab dem 01.01.2019).

Fahrtkosten Wohnung (Whg.) – erster Tätigkeitsstätte (pauschal)

Von Arbeitgeberzuschüssen zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann die Lohnsteuer pauschal mit 15% erhoben werden. Gleiches gilt für die aus einer unentgeltlichen oder verbilligten Gestellung eines Kraftfahrzeugs an den Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehende Vorteile.

Wieder muss notwendigerweise für die Pauschalierung dieser Arbeitgeberleistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Pauschalierungsfähig sind höchstens folgende Beträge:

• für den geldwerten Vorteil durch die unentgeltliche oder verbilligte Gestellung eines Kraftwagens (z.B. Firmen-Pkw),
• bei behinderten Arbeitnehmern im Sinne des § 9 Abs. 2 EStG die tatsächlichen Kosten in vollem Umfang,
• bei anderen Arbeitnehmern bis zur Höhe der Entfernungspauschale (0,30 Euro ab dem ersten bis zum zwanzigsten Entfernungskilometer (1. – 20.) für jeden weiteren vollen Entfernungskilometer 0,38 Euro ab dem einundzwanzigsten Entfernungskilometer (ab 21.) für jeden vollen Entfernungskilometer) für jeden Arbeitstag, an dem der Kraftwagen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird. Aus Vereinfachungsgründen kann die Kfz-Nutzung an 15 Arbeitstagen im Kalendermonat unterstellt werden (vgl. R 40.2 Abs. 6 LStR i.V.m. H 40.2 „Gestellung von Kraftfahrzeugen“ LStH),
• für den Ersatz von Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Fahrtkostenzuschüsse).

Besonders zu berücksichtigen ist die

• Steuerfreiheit bei Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber und die
• Steuerfreiheit bei Gestellung eines „Job-Tickets“.

Die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung gilt auch für Aushilfs- und Teilzeitbeschäftigte gemäß § 40a EStG, wobei die pauschal besteuerten Fahrtkostenzuschüsse in die Prüfung der für die Pauschalierung maßgebenden Arbeitslohngrenzen (Stundenlohn 5 €, Tageslohn 120 €) nicht einzubeziehen sind. Für geringfügige Beschäftigungen ist 1 die monatliche Arbeitsentgeltgrenze von 450,00 Euro (neu ab 01.10.2022 520,00 Euro) nach den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zu prüfen, also ohne Einbeziehung von Fahrtkosten.

Betriebsveranstaltung (Pauschal)

Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung können steuerpflichtige Lohnbestandteile entstehen. Für Bar- und Sachzuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann der Arbeitgeber die pauschale Lohnversteuerung, ohne Zustimmung des Finanzamtes, mit 25% vornehmen. Steuerpflichtiger Arbeitslohn kommt nur in Betracht, soweit der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil der Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung den Freibetrag i.H. von 110,00 Euro übersteigt (Freibetrag) oder falls der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr teilnimmt und den Freibetrag bereits für zwei andere Veranstaltungen ausgeschöpft hat. In diesem Fall ist stets der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Gesamtaufwendungen für die Betriebsveranstaltung (lohn-) steuerpflichtig. Nimmt der Arbeitnehmer mit einer nicht beim Arbeitgeber beschäftigten Person an der Betriebsveranstaltung teil, ist ihm der darauf entfallende Teil der Aufwendungen zuzurechnen; der Freibetrag von 110,00 Euro erhöht sich deshalb nicht.

Dagegen gilt die Pauschalisierung nicht, sofern die Zuwendungen nur „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung gewährt werden. Auch wenn Barzuwendungen, deren zweckentsprechende Verwendung nicht sichergestellt ist, anstelle der Betriebsveranstaltung zugewendet werden, greift die Pauschalisierung nicht.

Erholungsbeihilfen (Pauschal)

Vom Arbeitgeber gezahlte Erholungsbeihilfen sind Arbeitslohn, von dem unter bestimmten Voraussetzungen die Lohnsteuer mit 25% pauschal erhoben werden kann. Dabei ist zu beachten, dass sie entsprechend der Bestimmung für die Erholung des Arbeitnehmers und seiner Angehörigen verwendet werden müssen. Deshalb sind sie im Zusammenhang mit dem Jahresurlaub des Arbeitnehmers zu zahlen. Pauschalierungsfähig sind folgende Jahreshöchstbeträge: 156,00 Euro für den Arbeitnehmer, 104,00 Euro für dessen Ehegatten und 52,00 Euro für jedes Kind. Die Beträge sind stets personenbezogen und nicht familienbezogen zu prüfen. Übersteigen die Erholungsbeihilfen im Einzelfall den maßgebenden Jahreshöchstgrenzen, so sind für diese Person die gesamten Beihilfezahlungen als sonstige Bezüge nach den allgemeinen Regelungen zu besteuern.

Mehraufwendungen für Verpflegung (Pauschal)

Sofern der Arbeitgeber bereit ist, anlässlich einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen, die über den steuerfreien Verpflegungspauschalen liegen, zu zahlen, ist der Mehrbetrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Für diesen steuerpflichtigen Teil kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnversteuerung i.H.v. 25% anwenden. Der pauschalierungsfähige Betrag ist aber begrenzt auf die im Inland steuerfrei zahlbare Verpflegungspauschale. Dies sind bei mindestens 24-stündiger Abwesenheit 28,00 Euro und bei mehr als 8-stündiger Abwesenheit 14,00 Euro. Demnach kann der Arbeitgeber für eine 14-stündige Inlands-Dienstreise des Arbeitnehmers an Verpflegungspauschalen steuerbegünstigt zahlen: 14,00 Euro steuerfrei und bis zu 14,00 Euro mit pauschaler Lohnsteuererhebung i.H.v. 25%. Für das Ausland gelten die im Anhang 25 LSt-Handbuch abgedruckten Pauschalsätze.

Datenverarbeitungsgeräte, Zubehör sowie Internetzugang (Pauschal)

Ebenso in den Katalog der pauschalierungsfähigen und mit einer Lohnsteuer von 25% zu versteuernde Vorteile in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten und für die Internetnutzung einschließlich sonstiger PC-Hardware, technischem Zubehör und Software. Hierzu rechnet sogar die Übereignung von Geräten als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch einer bereits vorhandenen PC-Anlage. Hat der Arbeitnehmer einen Internetzugang, sind auch Lohnzahlungen (Barzuschüsse) des Arbeitgebers für die Internetnutzung des Arbeitnehmers pauschalierungsfähig. Zu solchen Aufwendungen rechnen die laufenden Kosten (Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate) und die Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs (z.B. ein ISDN-Anschluss sowie die dafür erforderlichen Geräte wie Modem und Datenverarbeitungsgeräte).

Soll ein Lohnteil (Barzuschuss) für die private Internetnutzung vom Arbeitgeber gezahlt werden, reicht die Mitteilung des Arbeitnehmers über seine Aufwendungen für die laufende Internetnutzung im Monat aus. Allerdings darf die Arbeitgeberzahlung 50 € im Monat nicht übersteigen. Sollen höhere Zuschüsse für die Internetnutzung pauschal besteuert werden, hat der Arbeitnehmer seine Aufwendungen dem Arbeitgeber nachzuweisen. Dazu kann der Nachweis für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten geführt werden. Bis zur Höhe des sich hiernach ergebenden monatlichen Betrags kann der Arbeitgeber dann so lange die Barzuschüsse pauschal versteuern, bis sich die Verhältnisse beim Arbeitnehmer wesentlich ändern.

Wie so oft ist die Voraussetzung für die Pauschalierung, dass diese Leistungen (Sachleistungen oder Barzuschüsse) zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.

Übereignung von betrieblichen Fahrrädern und E-Bikes bis 25 km/h (pauschal)

Der Arbeitgeber kann die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung vom betrieblichen Fahrrad oder E-Bike bis 25 km/h, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 ist, falls die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet wird, mit 25% pauschalieren.