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Mit einem besonderen Antrag kann der Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt erreichen, dass die Lohnsteuer für bestimmte Arbeitslohnteile mit einem betriebsindividuellen Pauschsteuersatz erhoben wird. Das ist dann möglich, wenn
- der Arbeitgeber in einer größeren Zahl von Fällen sonstige Bezüge zahlt (§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG) oder
- die Lohnsteuer in einer größeren Zahl von Fällen nachzuerheben ist, weil der Arbeitgeber sie nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat (§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG) (Nacherhebungsfälle, z.B. auf Grund einer Lohnsteuer-Außenprüfung).
Lohnsteuer-Pauschalierung bei besonderen Arbeitslohnzahlungen als sonstige Bezüge
Für die Lohnsteuer-Pauschalierung von sonstigen Bezügen braucht der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamts (Ermessensentscheidung). Hierfür ist ein formfreier Antrag des Arbeitgebers beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich, dem die Berechnung des pauschalen Steuersatzes beizufügen ist. Der Arbeitgeber ist nach der Zustimmung des Finanzamts jedoch nicht verpflichtet, die pauschale Versteuerung durchzuführen.
Von einer größeren Zahl von Fällen spricht das Lohnsteuerrecht, wenn die Anzahl der Arbeitnehmer, deren besondere Arbeitslohnteile pauschal besteuert werden soll, mindestens 20 Arbeitnehmer umfasst. Wird ein Antrag auf Lohnsteuer-Pauschalierung für weniger als 20 Arbeitnehmer gestellt, so kann das Finanzamt im Einzelfall trotzdem dem Antrag zustimmen, wenn sich dadurch eine Arbeitserleichterung ergibt.
Der Arbeitgeber muss beachten, dass die Pauschalierung pro Arbeitnehmer nur für sonstige Bezüge bis zu 1.000 € im Kalenderjahr zulässig ist. Diese Voraussetzung ist vom Arbeitgeber vor jedem Pauschalierungsantrag zu prüfen. Übersteigt der zu zahlende sonstige Bezug zusammen mit den bisher pauschal besteuerten sonstigen Bezügen den Betrag von 1.000 €, so ist die Lohnsteuerermittlung nach den allgemeinen Regelungen für sonstige Bezüge durchzuführen.
Bei der Berechnung des Pauschsteuersatzes ist zu berücksichtigen, dass nach dem Gesetzestext die vom Arbeitgeber getragene Pauschalsteuer ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer ist, weil er den Arbeitslohn ohne weitere Abzüge erhält. Deshalb ist der ermittelte betriebsindividuelle Steuersatz ein Bruttosteuersatz, der in einen Nettosteuersatz umzurechnen ist. Diese Berechnungsformel lautet:
Die Ermittlung des durchschnittlichen betriebsindividuellen Steuersatzes
Der durchschnittliche Steuersatz ist auf Grund der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der sich daraus ergebenden Jahreslohnsteuer für diejenigen Arbeitnehmer zu ermitteln, die diese Bezüge erhalten. Berechnungsdetails hierfür legt das Einkommensteuergesetz nicht fest; eine exemplarische Möglichkeit wird jedoch in den Lohnsteuer-Richtlinien aufgezeigt.
Werden die sonstigen Bezüge an Arbeitnehmer gezahlt, deren Lohnsteuer teilweise nach der allgemeinen Berechnung und teilweise nach der besonderen Berechnung ermittelt wird, so ist der durchschnittliche Steuersatz für jeweils beide Gruppen gesondert zu ermitteln und anzuwenden. Von dieser Aufteilung kann jedoch aus Vereinfachungsgründen abgesehen werden, wenn die Zahl der unter eine Gruppe fallenden Arbeitnehmer im Verhältnis zur Gesamtzahl der in die Pauschalierung einzubeziehende Arbeitnehmer von ganz untergeordneter Bedeutung ist.
Weil diese Berechnungsmethode recht aufwendig ist, lassen die Lohnsteuer-Richtlinien eine weitere Vereinfachung zu. Danach kann für die Ermittlung der beschriebenen Werte auch eine repräsentative Auswahl der in die Pauschalierung einzubeziehenden Arbeitnehmer zu Grunde gelegt werden.
Diese zuvor beschriebenen Berechnungsmethoden werden von Arbeitgeberseite oft kritisiert, weil sie einen zu hohen Steuersatz ergeben sollen. Gleichwohl ist diese Berechnungsmethode die wohl übersichtlichste.
Berechnung des durchschnittlichen Steuersatzes
Die in R 40.1 Abs. 3 EStR i.V.m. H 40.1 „Berechnung des durchschnittlichen Steuersatzes“ LStH dargestellte Berechnung des durchschnittlichen Steuersatzes ist nicht zu beanstanden (BFH vom 11.03.1988, BStBl. II S. 726).
Pauschalierung bei Nacherhebung wegen nicht vorschriftsmäßigem Einbehalt
Im Zusammenhang mit einer Lohnsteueraußenprüfung wird die Pauschalierungsmöglichkeit wegen nicht vorschriftsmäßiger Einbehaltung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber regelmäßig angewandt. Die Lohnsteuer ist nicht vorschriftsgemäß einbehalten worden, wenn der Einbehalt nicht dem geltenden Recht entspricht. Weil die Gesetzesvorschrift keine bestimmte Arbeitslohnform und auch keine Höchstgrenze für den zu pauschalierenden Arbeitslohn nennt, können nicht nur Fehler bei der Einbehaltung der Lohnsteuer vom laufenden Arbeitslohn oder bei der Besteuerung von sonstigen Bezügen korrigiert werden, sondern auch bei unzulässiger Weise pauschal erhobener Lohnsteuer oder für fälschlicherweise nicht besteuerte Lohnteile. Der anzuwendende Steuersatz ist, wie bereits beschrieben, zu berechnen. Die Pauschalierungsgrenze von 1.000,00 Euro ist bei dieser Form der Lohnsteuer-Pauschalierung nicht zu beachten.
