Lohnsteuer-Anmeldung

Der inländische Arbeitgeber (§ 38 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG) hat die bei der Lohnzahlung einzubehaltende und zu übernehmende Lohnsteuer beim Betriebsstättenfinanzamt gemäß § 41a Abs. 1 S. 1 EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums anzumelden und an dessen Finanzkasse abzuführen (zu überweisen).

Ist der Arbeitgeber ausnahmsweise nicht zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung verpflichtet (Ausnahme), hält die Finanzverwaltung einen entsprechenden Erklärungsvordruck bereit. Abhängig von der Höhe der abzuführenden Lohnsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres sieht das Einkommensteuergesetz drei verschiedene Anmeldungszeiträume vor (§ 41a Abs. 2 EStG). Unter der Beschreibung „zu übernehmender Lohnsteuer“ ist die vom Arbeitgeber zu tragende pauschale Lohnsteuer zu verstehen. (Ausnahmen gibt es bei der Lohnsteuer-Pauschalierung gemäß § 40a Abs. 2 EStG mit der einheitlichen Pauschalsteuer i.H.v. 2 % des Arbeitsentgelts und beim sog. Haushaltsscheckverfahren.)

Soweit die Lohnsteueranmeldung im Ausnahmefall noch auf einem Papiervordruck erfolgt, ist sie wie jede Steuererklärung zu unterschreiben, wobei die Unterschrift des Arbeitgebers gesetzlich nicht verlangt wird. Stattdessen kann auch eine mit der Lohnabrechnung beauftragte Person, z.B. ein Mitarbeiter, diese Anmeldung unterschreiben (§ 41a Abs. 1 S. 3 EStG).

Versteuerung des Arbeitslohns

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich bei jeder Lohnzahlung Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Dabei ist unter Berücksichtigung der nachstehenden Ausführungen schematisch wie folgt vorzugehen:

1. Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohns,
2. Kürzung des steuerpflichtigen Arbeitslohns um die nicht in den Lohnsteuertabellen enthaltenen Pausch- und Freibeträge, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind,
3. Bestimmung der Tabellenart A (allgemein; insb. Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer) oder B (besonders; insb. nicht sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer => eingeschränkte Anwendung),
4. Bestimmung der zeitraumspezifischen Lohnsteuertabelle (Jahres-, Monats-, Woche- oder Tageslohnsteuertabelle. Der Lohnzahlungszeitraum oder ggf. Lohnabrechnungszeitraum ist grds. der Monat. Es kommt aber auch z.B. ein wöchentlicher oder täglicher Lohnzahlungszeitraum in Betracht.) und
5. Ablesen der einzubehaltenden (§ 39b Abs. 1 S. 11 EStG) und abzuführenden (§ 38 Abs. 3 S. 1 EStG) Lohnsteuer.

Maßgeblicher Arbeitslohn

Festzustellen ist der jeweils steuerpflichtige Arbeitslohn für den Lohnzahlungszeitraum. Wegen der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung ist dabei zu unterscheiden zwischen laufendem Arbeitslohn und sonstigen Bezügen.

Regelmäßig zufließende Zahlung, wie Monatsgehälter, Wochenlöhne, Zuschläge, geldwerte Vorteile und Nach-/Vorauszahlungen sind laufende Arbeitslöhne. Arbeitslöhne, die einmalig gezahlt werden, beispielsweise dreizehnte Monatsgehälter, Abfindungen und Weihnachtszuwendungen, gelten als sonstige Bezüge.

Für den Einbehalt der Lohnsteuer ist der Lohnzahlungszeitraum, neben den auf der Lohnsteuerkarte vermerkten, persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers entscheidend. Über den Beginn und das Ende dieses Zeitraums entscheidet der Arbeitsvertrag. Üblicherweise ist der Kalendermonat der Lohnzahlungszeitraum. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich dabei nach dem im Lohnzahlungszeitraum bezogenen Arbeitslohn.

Der laufende Arbeitslohn gilt unabhängig vom tatsächlichen Zufluss mit Beendigung des Lohnzahlungs- oder Lohnabrechnungszeitraums (regelmäßig Monat) als bezogen (§ 38a Abs. 1 S. 2 i.V.m. § 11 Abs. 1 S. 4 EStG). Unter „Beziehen“ versteht das Steuerrecht eine zeitliche Zuordnung. Durch diese Regelung ist der Arbeitgeber von der Pflicht entbunden, bei Lohnzahlungen für kalenderjahrübergreifende Lohnzahlungszeiträume die Arbeitslöhne nach ihrem wirtschaftlichen Gehalt auf das abgelaufene und das beginnende Kalenderjahr aufzuteilen

Durch diese zeitraumbezogene Zuordnung wird für die Lohnsteuer vom Zuflussprinzip des § 11 EStG abgewichen. Diese Abweichung betrifft jedoch nur die zeitliche Zuordnung des Arbeitslohns als Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer. Hingegen wird nicht der Zufluss selbst fingiert. Für die Besteuerung des Arbeitslohns ist stets der tatsächliche Zufluss, also die Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht, Grundvoraussetzung. Auch für die Beantwortung der Fragen, wann die Lohnsteuerschuld entsteht, zu welchem Zeitpunkt sie vom Arbeitgeber einzubehalten und abzuführen ist, gilt diese Fiktion nicht. Vielmehr kommt es hierbei darauf an, wann der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zugeflossen ist. Arbeitslohn ist dem Arbeitnehmer dann zugeflossen, wenn er darüber verfügen kann (z.B. bei Entgegennahme der Barzahlung, eines Schecks oder Verrechnungsschecks, bei einer Gehaltsüberweisung dann, wenn der Arbeitgeber die Überweisungsträger an das Kreditinstitut gegeben hat). Arbeitslohn fließt auch dann zu, wenn der Arbeitgeber an Stelle der Auszahlung (Überweisung) eine mit dem Arbeitnehmer getroffene Lohnverwendungsabrede (konstitutive Verwendungsauflage, Zahlung, Pfändung) erfüllt. Keinen Lohn erhält der Arbeitnehmer hingegen, wenn er auf Lohn verzichtet und keine Bedingungen an die Verwendung der frei gewordenen Mittel knüpft.

Der Kalendermonat ist der übliche Lohnzahlungszeitraum. Manchmal werden für die Lohnzahlungen jedoch auch kürzere Zeiträume vereinbart (z.B. eine Woche oder einzelne Tage bei Aushilfsbeschäftigungen). Ist kein Lohnzahlungszeitraum feststellbar, so tritt an seine Stelle die Summe der tatsächlichen Arbeitstage oder der tatsächlichen Arbeitswochen. Solange das Dienstverhältnis fortbesteht, sind auch in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die der Arbeitnehmer keinen Lohn erhält. Der Lohnzahlungszeitraum kann sich dabei auch über zwei Kalenderjahre erstrecken (z.B. vom 15. Dezember bis zum 13. Januar des Folgejahres).

Für die Lohnsteuerermittlung hat der Arbeitgeber stets die aktuellen steuerlichen Verhältnisse des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses zu berücksichtigen. Dies sind die im ELStAM erfassten Merkmale, die für den Tag gelten, an dem der Lohnzahlungszeitraum (regelmäßig Monat) endet. Übt der Arbeitnehmer bei einem anderen Arbeitgeber noch eine (oder ggf. mehrere) weitere Beschäftigung(en) aus, ist dies vom Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug und die Ermittlung der Lohnsteuer nicht zu berücksichtigen. Anders in der Sozialversicherung. Reichen die dem Arbeitgeber zur Verfügung stehenden Mittel zur Zahlung des vollen vereinbarten Arbeitslohns nicht aus, und erhält der Arbeitnehmer einen geringeren Betrag, ist die Lohnsteuer von dem tatsächlich ausgezahlten Arbeitslohn zu berechnen und einzubehalten.

Dagegen bestimmt sich der Zufluss bei sonstigen Bezügen nach dem strikten Zuflussprinzip des § 11 Abs.1 S. 1 bis 3 EStG.

Unterscheidung laufender Arbeitslohn und sonstiger Bezug

Im Anschluss an die Festlegung des steuerpflichtigen Arbeitslohns, dessen Wertansatz und des Lohnzahlungszeitraums hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer zu ermitteln. Das Steuerrecht unterscheidet für die Lohnsteuerermittlung zwischen dem sog. laufenden Arbeitslohn und dem sonstigen Bezug. Die Unterscheidung zwischen laufend gezahltem Arbeitslohn und einem sonstigen Bezug ist für die zutreffende Lohnsteuerermittlung zwingend erforderlich.

Für laufend gezahlten Arbeitslohn wird die Lohnsteuer entsprechend dem Lohnzahlungszeitraum aus der dafür vorgesehenen Lohnsteuer-Formel ermittelt. Diese Lohnsteuer-Formel unterstellt, dass der Arbeitslohn im Kalenderjahr stets in gleichbleibender Höhe zufließt. Ein sonstiger Bezug wird jedoch einmalig und nicht regelmäßig wiederkehrend gezahlt. Deshalb wird er zur Lohnsteuerermittlung nicht dem laufenden Arbeitslohn, sondern dem voraussichtlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet.

Würde z.B. zur Lohnsteuerermittlung ein Urlaubsgeld i.H.v. 500 € dem monatlichen laufend gezahlten Arbeitslohn zugerechnet, ergäbe dies regelmäßig eine unzutreffende Lohnsteuer.

Deshalb wird die Lohnsteuer für sonstige Bezüge nach einem besonderen Berechnungsverfahren ermittelt. Das Beispiel zeigt zugleich, dass die Lohnsteuer für einen sonstigen Bezug regelmäßig mit einem höheren Prozentsatz als für den laufenden Arbeitslohn erhoben wird und dass dieser Betrag niedriger ist als bei einem Zuschlag zum laufenden Arbeitslohn (wegen fiktiver Vervielfältigung).

Der Begriff laufender Arbeitslohn wird im Einkommensteuergesetz nicht definiert. Er wird in den Lohnsteuer-Richtlinien jedoch beschrieben als Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer regelmäßig/fort-laufend auch in unterschiedlicher Höhe zufließt (z.B. Monatsgehälter, Wochen- und Tagelöhne, Mehrarbeitsvergütungen, Zuschläge und Zulagen). Hierzu zählen auch Nachzahlungen und Vorauszahlungen, wenn sich diese ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden, sowie Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, wenn dieser innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt.

Entscheidend sind die Verhältnisse des einzelnen Kalenderjahres. So stellen Bezüge, die im Kalenderjahr nur einmal gezahlt werden (z.B. Urlaubsgeld) keinen laufenden Arbeitslohn, sondern einen sonstigen Bezug dar, selbst wenn sie sich in den aufeinander folgenden Jahren wiederholen.

Auch regelmäßig gezahlte Bezüge bzw. Arbeitslohn (-teile), deren Höhe schwankt, weil sie sich z.B. nach einer nicht gleichbleibenden Bemessungsgrundlage richtet (z.B. erzielte Umsätze), sind laufender Arbeitslohn. Erhält z.B. ein Außendienstmitarbeiter ein monatliches Fixum von 3.000 € und zuzüglich 2 % des Umsatzes, zählt der so ermittelte Betrag (2 % des Umsatzes) zum laufenden Arbeitslohn. Entsprechendes gilt für Mehrarbeitsvergütungen. Auch diese gehören zum lfd. Arbeitslohn, auch wenn sie in unterschiedlicher Höhe anfallen.

Zum laufenden Arbeitslohn gehören auch regelmäßig zufließende Sachbezüge wie z.B. geldwerte Vorteile für die private Nutzung eines überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeugs (der Nutzungswert), der Wert für unentgeltlich oder verbilligt erhaltene Mahlzeiten sowie für eine vom Arbeitgeber gestellte Unterkunft.

Zahlt der Arbeitgeber laufenden Arbeitslohn im Voraus oder im Nachhinein für einen im Kalenderjahr der Zahlung endenden Lohnzahlungszeitraum, so ist die Vorauszahlung oder Nachzahlung für die Berechnung der Lohnsteuer den Lohnzahlungszeiträumen zuzurechnen, für die sie geleistet werden (laufender Arbeitslohn). Die Voraus- oder Nachzahlung ist auf die Zahlungsmonate (Lohnzahlungszeiträume) zu verteilen, für die sie geleistet wird. Wird also im August Arbeitslohn für die Monate Januar bis April nachgezahlt, ist der Gesamtbetrag aufzuteilen, und die einzelnen Beträge sind dem jeweiligen Monat zuzuordnen.

Von dem Grundsatz, bei jeder Lohnzahlung ist vom Arbeitslohn die Lohnsteuer einzubehalten, gibt es für Abschlagszahlungen eine Ausnahme (§ 39b Abs. 5 S. 1 u. 2 EStG; R 39b.5 Abs. 5 LStR). Leistet der Arbeitgeber zunächst Arbeitslohn für den üblichen Lohnzahlungszeitraum nur in ungefährer Höhe (Abschlagzahlung), und nimmt er die genaue Lohnabrechnung später vor, so braucht er die Lohnsteuer erst bei der Lohnabrechnung einzubehalten. Vorausgesetzt, dass der Lohnabrechnungszeitraum fünf Wochen nicht übersteigt und die Lohnabrechnung innerhalb von drei Wochen nach Ablauf des Lohnabrechnungszeitraumes erfolgt.

Die Lohnabrechnung gilt als abgeschlossen, wenn der Zahlungsbeleg den Bereich des Arbeitgebers verlassen hat. Auf den zeitlichen Zufluss des Arbeitslohns beim Arbeitnehmer kommt es nicht an. Wird die Lohnabrechnung für den letzten Abrechnungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahres erst im nachfolgenden Kalenderjahr, aber noch innerhalb der Drei-Wochen-Frist vorgenommen, so handelt es sich um Arbeitslohn und einbehaltene Lohnsteuer dieses Lohnabrechnungszeitraums. Dieser Arbeitslohn und die darauf entfallene Lohnsteuer sind deshalb im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung des abgelaufenen Kalenderjahres zu erfassen. Die einbehaltene Lohnsteuer ist auch für die Anmeldung und Abführung an das Finanzamt als Lohnsteuer des Kalendermonats bzw. Kalendervierteljahres (Lohnsteuer-Anmeldezeitraum) zu erfassen, in dem die Lohnabrechnung tatsächlich vorgenommen wird (mit Beendigung des Lohnabrechnungszeitraums).

Neben dieser Lohnsteuerermittlung entsprechend den Lohnzahlungszeiträumen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer auch durch die Anwendung / Durchführung eines permanenten Lohnsteuer-Jahresausgleichs ermitteln (§ 39b Abs. 2 S. 12 EStG).