Lohnkonto, Lohnsteuerbescheinigung (LStB)

Im Lohnkonto und regelmäßig in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind in den Fällen der Nettolohnzahlungen der jeweilige Bruttoarbeitslohn sowie die berücksichtigten Steuerbeträge zu vermerken bzw. anzugeben.

Lohnsteuerbescheinigung

Nach dem BMF-Schreiben vom 09.09.2019 (Anhang 23 I und II im amtlichen LSt-Handbuch) ist für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 01 grundsätzlich die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zu verwenden.

Zur erleichterten Übernahme der steuerlichen Identifikationsnummer in das Lohnkonto kann der nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifizierte Arbeitgeber die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern erheben (§ 41b Abs. 2 EStG).

Annexsteuern

Berechnung der Einzubehaltenden Zuschlagsteuern (Kirchensteuern und Solidaritätszuschlag), § 51a EStG:

• Bemessungsgrundlage (BMG) ist grds. die Lohnsteuer
• Kinderfreibeträge sowie die Freibeträge für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf des Kindes, sofern sie keiner Ermäßigung unterliegen, werden – anders als bei der Ermittlung der Lohnsteuer – bei der Ermittlung der Zuschlagsteuern im Abzugsverfahren berücksichtigt
• Kirchensteuer (KiSt) in NRW = 9%, in Bayern = 8%, in Hessen = 8%
• Solidaritätszuschlag (SolZ) =5,5%.

Lohnkonto

Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. Dies gilt bereits seit dem Kalenderjahr 2000 auch dann, wenn keine Lohnsteuer einzubehalten ist (z.B. auf Grund eines Freibetrags im ELSTAM des Arbeitnehmers oder wegen des geringen Arbeitslohns).

Die Form des Lohnkontos und die Art der Führung (z.B. in Kartei- oder Buchform) stehen im Ermessen des Arbeitgebers. Ein Lohnkonto muss ab dem 01.01.2018 zwingend eine digitale Lohnschnittstelle für eine LSt-Außenprüfung oder eine LSt-Nachschau haben. Der Arbeitgeber hat die aufzuzeichnenden Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen.

In dem Lohnkonto sind alle für den Lohnsteuerabzug und die Lohnsteuerzerlegung (u.a. pauschale Lohnsteuer) erforderlichen Merkmale aufzuzeichnen (z.B. die persönlichen Daten des Arbeitnehmers wie Vor- und Familienname, Geburtstag, Wohnort, die Wohnung sowie die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinder, die Konfession, die Freibeträge und / oder der Hinzurechnungsbetrag).

Bei der Lohnzahlung sind der Tag der Lohnzahlung, der Lohnzahlungszeitraum und die Höhe des Bruttoarbeitslohns sowie die einbehaltene Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer aufzuzeichnen. Ebenso sind im Lohnkonto die steuerfreien Gehaltsteile sowie die pauschal besteuerten Bezüge zu vermerken. Eine Ausnahme bilden beispielsweise die steuerfreien Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie Reisekosten (diese Ausnahme gilt jedoch nicht bei Verpflegungsmehraufwendungen im Zusammenhang mit Reisekosten).

Weiterhin sind aufzuzeichnen: Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit, ermäßigt besteuerte (Entlassungs-) Entschädigungen, Sachbezüge und die vom Arbeitgeber auszuzahlenden Lohnersatzleistungen (z.B. Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz); ferner sind aufzuzeichnen der Großbuchstabe „U“, wenn wegen Krankheit der Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslohn für mindestens fünf zusammenhängende Arbeitstage im Wesentlichen entfallen war, sowie Berücksichtigung, wenn die Lohnsteuer nach der Besonderen Lohnsteuer-Tabelle bzw. unter Berücksichtigung der geringen Vorsorgepauschale einbehalten worden ist. Des Weiteren ist zusätzlich der Großbuchstabe „S“ zu vermerken, wenn in einem ersten Dienstverhältnis die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug ohne Berücksichtigung des Arbeitslohns aus früheren Dienstverhältnissen berechnet wurde.

In bestimmten Fällen lassen sich oftmals bei pauschal besteuerten Bezügen, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Beträge nicht ohne weiteres ermitteln (Pauschalierung bei Nacherhebung wegen nicht vorschriftsmäßiger Einbehaltung, Mahlzeiten, Betriebsveranstaltung, Erholungsbeihilfen, Datenverarbeitungsgeräte, Zubehör sowie Internetzugang). Es wird in diesen Fällen zugelassen, den Arbeitslohn in einem Sammelkonto (Sammellohnkonto) zu erfassen. Im Sammelkonto müssen die folgenden Angaben enthalten sein: Tag der Zahlung, Zahl der bedachten Arbeitnehmer, Summe der insgesamt gezahlten Bezüge, Höhe der Lohnsteuer sowie Hinweise auf die als Belege zum Sammelkonto aufzubewahrenden Unterlagen, insbesondere Zahlungsnachweise, ggf. Bestätigung des Finanzamts über die Zulassung der Lohnsteuerpauschalierung.

Nicht im Lohnkonto vermerkt werden müssen nichtsteuerbare Zahlungen des Arbeitgebers (z.B. Zuwendungen an eine Unterstützungskasse oder Beiträge für eine Rückdeckungsversicherung, die vom Arbeitgeber abgeschlossen wird und die nur dazu dient, dem Arbeitgeber die Mittel zur Leistung einer dem Arbeitgeber zugesagten Altersversorgung zu verschaffen.

Zusammenfassung:

• Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen (§ 41 Abs. 1 S. 1 EStG).
• Form: Ermessen des Arbeitgebers, aber die abgerufenen elektronischen LSt-Abzugsmerkmale sowie die für den LSt-Abzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den LSt-Abzug sind zu übernehmen.
• Zahlung: Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge (grds.) sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen.
• Großbuchstaben: S (bei sonstigem Bezug in bestimmten Fällen), U (bei Krankheit, wenn mind. 5 zusammenhängende Arbeitstage, F (Sammelbeförderung), M (übliche Mahlzeiten, die nach § 8 Abs. 2 S. 8 EStG bewertet werden).
• Besonderheit: In bestimmten Fällen lassen sich oftmals bei pauschal besteuerten Bezügen, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Beträge nicht ohne weiteres ermitteln (Pauschalierung bei Nacherhebung wegen nicht vorschriftsmäßiger Einbehaltung, Mahlzeiten, Betriebsveranstaltung, Erholungsbeihilfen, Datenverarbeitungsgeräten, Zubehör sowie Internetzugang, Lohnsteueraußenprüfung). Es wird in diesen Fällen zugelassen, den Arbeitslohn in einem Sammelkonto (Sammellohnkonto) zu erfassen.
• Im Sammelkonto müssen die folgenden Angaben enthalten sein:
  • Tag der Zahlung,
  • Zahl der bedachten Arbeitnehmer,
  • Summe der insgesamt gezahlten Bezüge,
  • Höhe der Lohnsteuer sowie Hinweise auf die als Belege zum Sammelkonto aufzubewahren den Unterlagen, insbesondere Zahlungsnachweise,
  • Bestätigung des Finanzamts über die Zulassung der Lohnsteuer-Pauschalierung.

Aufbewahrungspflichten: Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.