Lohnsteuerabzug, Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten. Für die Einbehaltung der Lohnsteuer vom laufenden Arbeitslohn hat der Arbeitgeber die Höhe des Arbeitslohns und den Zeitraum festzustellen, für den der Lohn gezahlt wird (Lohnzahlungszeitraum).

Die Lohnsteuer ist grundsätzlich elektronisch zu berechnen. Sie kann aber auch mittels nichtamtlicher Tabellen manuell ermittelt werden. Ausgehend von den aus den ELStAM entnommenen Besteuerungsmerkmalen und dem ermittelten steuerpflichtigen Arbeitslohn kann in der für den Lohnzahlungszeitraum maßgebenden Lohnsteuer-/ Gesamtabzug-Tabelle (Monats- oder Tages-Tabelle) der jeweils einzubehaltende Lohnsteuerbetrag abgelesen werden. Für Lohnzahlungszeiträume, für die Lohnsteuer-/ Gesamtabzug-Tabellen nicht aufgestellt sind, ergibt sich die Lohnsteuer aus den mit der Zahl der Kalendertage dieser Zeiträume vervielfachten Beträgen der Tages-Tabelle.

Die Tabellen sind dabei in Stufen aufgebaut. Liegt ein Verdienst (steuerpflichtiger Arbeitslohn) in einer Stufe, so wird vereinfacht die Steuerbelastung der Obergrenze dieser Stufe als Bemessungsgröße für die Steuerlast herangezogen.

Der Arbeitgeber muss die bei der Lohn- bzw. Gehaltszahlung erhobene Lohnsteuer monatlich, vierteljährlich oder einmal im Jahr anmelden und abführen, je nachdem, wie hoch der Lohnsteuerbetrag im Vorjahr war, wobei wie bereits beschrieben die Lohnsteuer-Anmeldung seit 2005 nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg zu übermitteln ist. In Ausnahmefällen auf Antrag kann das Finanzamt gemäß § 41a Abs. 1 S. 3 EStG auf eine elektronische Übermittlung verzichten; in diesem Fall ist die Lohnsteuer-Anmeldung in Papierform unterschrieben einzureichen. Existieren mehrere Betriebsstätten, sind für diese gemäß § 41a Abs. 1 S. 1 EStG jeweils gesonderte Lohnsteuer-Anmeldungen zu übermitteln (bzw. abzugeben).

Die für den Lohnsteuer-Anmeldezeitraum maßgebende abzuführende Lohnsteuer ist die Summe der von sämtlichen Arbeitnehmern einbehaltenen und übernommenen Lohnsteuer. Dies gilt für jede Betriebsstätte.

Wenn die Betriebsstätte im vorangegangenen Kalenderjahr noch nicht bestanden hat, ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete, für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung der Betriebsstätte abzuführende Lohnsteuer maßgebend.

Spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums sind dem Betriebsstättenfinanzamt die abzuführende Lohnsteuer sowie Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer mit der Lohnsteuer-Anmeldung zu übermitteln und an die Finanzkasse zu überweisen. Entsteht kein Zahlbetrag, ist eine Nullmeldung zu übermitteln. Der Arbeitgeber muss erst dann keine weiteren Lohnsteuer-Anmeldungen mehr übermitteln (abgeben), wenn er Mitarbeiter, für die er Lohnsteuer einzubehalten bzw. zu übernehmen hat, nicht mehr beschäftigt oder er keine Lohnsteuer einzubehalten oder zu übernehmen hat, weil der Arbeitslohn nicht steuerbelastet ist, und er dies dem Betriebsstättenfinanzamt auch mitgeteilt hat. Das Betriebsstättenfinanzamt für den Arbeitgeber ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich der Betrieb bzw. die Betriebsstätte befindet.

Der Arbeitgeber hat gemäß § 41 Abs. 1 S. 1 EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums

1. dem Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte befindet (Betriebsstättenfinanzamt), eine Steuererklärung zu übermitteln, in der er die Summen der im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum einzubehaltenden und zu übernehmenden Lohnsteuer angibt (Lohnsteuer-Anmeldung),
2. die im Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum insgesamt einbehaltene und übernommene Lohnsteuer an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen.

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln.

Zum Einstieg in das Thema des Lohnsteuerverfahrens betrachten wir folgende zwei Lernvideos.