Abschluss des Lohnsteuerabzugs

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen.

Zur Beendigung des Dienstverhältnisses oder zum Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber spätestens bis Ende Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenübertragung an die amtlich bestimmte Übermittlungsstelle eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung (Elsterlohn) zu übermitteln.

• Ausnahme: Ab 2006 ist nur noch für Privathaushalte in bestimmten Fällen eine Ausnahme von der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung möglich.
• Verfahrensbeschreibung (ID-Nr.): Nach Vergabe der Identifikationsnummer (§ 139b AO) hat der Arbeitgeber für die Datenübermittlung anstelle der früheren eTIN die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zu verwenden. Die Datenübermittlung erfolgt an die sog. Clearingstelle der Finanzverwaltung, die die Daten innerhalb der Finanzverwaltung weiterleitet. Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Hat der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr möglich. Dies gilt nicht für die bloße Korrektur eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes.

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss u.a. folgende Angaben enthalten (§ 41b Abs. 1 S. 2 EStG):

1. Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift des Arbeitnehmers, die Bezeichnung und die Nummer des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt worden ist, sowie die Steuernummer des Arbeitgebers;
2. Dauer des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres sowie die Anzahl der vermerkten Großbuchstaben „U“;
3. Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie den vermerkten Großbuchstaben „S“;
4. einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer;
5. a. Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz sowie steuerfreie Aufstockungsbeträge oder Zuschläge nach dem Altersteilzeitgesetz;
6. die auf die Entfernungspauschale nach § 3 Nr. 15 S. 3 und § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 S. 5 anzurechnenden steuerfreien Arbeitgeberleistungen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3,
7. die auf die Entfernungspauschale nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 2. HS anzurechnenden pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3
8. für die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 S. 8 EStG den Großbuchstaben M;
9. für die steuerfreie Sammelbeförderung den Großbuchstaben „F“ (§ 3 Nr. 32 EStG);
10. steuerfrei gezahlte Verpflegungszuschüsse und Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG);
11. Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil;
12. die steuerfrei gezahlten Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung (§ 3 Nr. 62 EStG);
13. den Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag;
14. Beiträge des Arbeitgeberzuschusses zur Arbeitslosenversicherung;
15. den nach § 39b Abs. 2 S. 5 Nr. 3d berücksichtigten Teilbetrag der Vorsorgepauschale.

Als Arbeitslohn ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns, inklusive des Werts von gewährten Sachbezügen, zu bescheinigen. Bruttoarbeitslohn ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt worden ist, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die dem Arbeitnehmer im Kalenderjahr zugeflossen sind. Zu diesem Bruttoarbeitslohn gehören als sonstige Bezüge auch Urlaubsgeld, Weihnachtszuwendungen sowie vermögenswirksame Leistungen.

Der einzutragende Bruttobetrag darf nicht um den Versorgungsfreibetrag, den Zuschuss zum Versorgungsfreibetrag oder den Altersentlastungsbetrag gekürzt werden. Auch eingetragene Freibeträge dürfen nicht abgezogen werden; ein eingetragener Hinzurechnungsbetrag darf nicht hinzugerechnet werden. Netto gezahlter Arbeitslohn ist mit dem umgerechneten Bruttobetrag anzusetzen. Sofern bei Sachbezügen der Rabattfreibetrag anzuwenden ist, ist nur der steuerpflichtige Teil der Sachbezüge zu bescheinigen.

Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Identifikationsnummer.

Die übermittelten Daten hat der Arbeitgeber aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen sowie die der Mitteilung zugrunde liegenden Unterlagen bis zum Ablauf des siebten auf den Besteuerungszeitraum oder Besteuerungszeitpunkt folgenden Kalenderjahres aufzubewahren, gemäß § 93c Abs. 1 Nr. 4 EStG.