1. Nutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen
Die Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen durch den Arbeitnehmer ist nach § 3 Nr. 45 EStG und R 3.45 LStR steuerfrei. Die steuerfreien Bezüge brauchen nach § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV nicht im Lohnkonto vermerkt zu werden. Die Steuerfreiheit greift nicht nur für die private Mitbenutzung von Geräten, die sich am Arbeitsplatz des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers befinden, sondern auch für Geräte, die im Besitz des Arbeitnehmers (≠ Eigentum) sind, wie z.B. beim Telearbeitsplatz zu Hause oder beim Mobiltelefon des Außendienstmitarbeiters. Für die Steuerfreiheit ist allein maßgebend, dass es sich um Telekommunikationseinrichtungen handelt, die im Eigentum des Arbeitgebers stehen oder vom Arbeitgeber geleast sind (d.h., dass der Arbeitgeber selbst Vertragspartner mit der Telefongesellschaft ist). Der Umfang der privaten Mitbenutzung ist für die Steuerfreiheit unerheblich. Daher gehört z.B. die Überlassung von Dienstfernsprechern nicht nur für private Ortsgespräche, sondern auch für private Ferngespräche nicht zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Für die Steuerbefreiung ist auch nicht Voraussetzung, dass die Erlaubnis zur privaten Nutzung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Daher ist es für die Steuerfreiheit unschädlich, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer (z.B. Geschäftsführer) anstelle von Barlohn ein betriebliches Telefon überlässt, das der Arbeitnehmer auch privat nutzen kann. In der Sozialversicherung sind besondere Bedingungen (siehe dort) zu beachten. Das Nutzungsverhältnis ist dabei gänzlich unbeachtlich.
2. Auslagenersatz
Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen ist steuerfrei. Für die berufliche Nutzung arbeitnehmereigener Telekommunikationseinrichtungen kommen hingegen die Regelungen des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EstG und R 3.50 LStR in Betracht. Im Einzelnen gilt für den Auslagenersatz folgendes:
- Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, dann können auch ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € monatlich steuerfrei ersetzt werden. Dabei kann der monatliche Durchschnittsbetrag aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden (R 3.50 Abs. 2 S. 3 – 7 LStR).
- Bei Einzelnachweis muss dieser für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten geführt werden. Die Aufwendungen (einschließlich der monatlichen Grundgebühr für den Anschluss) können dann entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Der pauschale Telefonkostenersatz bleibt dann so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (z.B. Änderung der Berufstätigkeit).
Soweit steuerfreier Auslagenersatz vorliegt, gehört er auch nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung.
