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Sowohl der Abzug von Reisekosten als Werbungskosten nach § 9 EStG als auch die steuerfreie Erstattung von Reisekosten gemäß § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG setzen auch weiterhin das Vorliegen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit i.S. des § 9 Abs. 4a S. 2 EstG voraus.
Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit von Arbeitnehmern wurde früher unterschieden zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit einerseits und doppelter Haushaltsführung andererseits. Diese lohnsteuerrechtliche Differenzierung und sehr einzelfallbezogene Zuordnung der Arbeitnehmer zu der jeweiligen Gruppe sind seit den Lohnsteuer-Richtlinien 2008 aufgegeben und unter einem einheitlichen Oberbegriff der „beruflich veranlassten (vorübergehenden) Auswärtstätigkeit“ bzw. „auswärtige berufliche Tätigkeit“ zusammengefasst worden. Dementsprechend ist bei der Prüfung, inwieweit Auslösungen (Erstattungen) des Arbeitgebers steuer- und beitragsfrei sind, nur noch zwischen der beruflich veranlassten „(vorübergehenden) Auswärtstätigkeit“ und der „doppelten Haushaltsführung“ zu unterscheiden.
Nach § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG sind die Vergütungen, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zu Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen.
Hierzu gelten folgende gesetzliche Regelungen:
§§ 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG | Reisekostenvergütung aus öffentlichen Kassen und außerhalb des öffentlichen Dienstes |
§ 9 EStG | Werbungskosten |
R 9.4 LStR, H 9.4 LStH | Reisekosten, Auswärtstätigkeit |
R 9.5 LStR, H 9.5 LStH | Fahrtkosten als Reisekosten (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG) |
R 9.6 LStR, H 9.6 LStH | MFV (Verpflegung) (§ 9 Abs. 4a EStG) |
R 9.7 LStR, H 9.7 LStH | Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a EStG) |
R 9.8 LStR, H 9.8 LStH | Reisenebenkosten |
R 9.9 LStR, H 9.9 LStH | Umzugskosten |
R 9.10 LStR, H 9.10 LStH | Fahrten Wohnung / erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4, Abs. 2 und 4 EStG) |
Anhang 25 I im amtlichen Lohnsteuerhandbuch: Auslandsreisen ab 01.01.2021 | |
Anhang 25 II im amtlichen Lohnsteuerhandbuch: Reisenebenkosten bei LKW-Fahrern | |
Anhang 25 III im amtlichen Lohnsteuerhandbuch: Reisekosten an Arbeitnehmer | |
Prüfschema Reisekosten
Wir werfen nun einen Blick auf das Prüfschema bei Reisekosten. Dies ist essentiell für die folgenden Unterkapitel.
