Fahrtkosten, § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG

Sofern der Arbeitnehmer nun im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit beruflich tätig wird, können die ihm entstandenen Fahrtkosten (≠ Dienstwagen) nach Maßgabe des § 3 Nr. 16 i.V.m. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Erstattungsfähig sind die tatsächlichen Aufwendungen (a) oder die pauschalen Kilometersätze (b).

a) Die tatsächlichen Aufwendungen

1. Die Fahrtkosten und die Reisenebenkosten (z.B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon, Internetgebühren, Porto, Garage, Parkgebühren, Fahrtkosten, Taxikosten am auswärtigen Tätigkeitsort) sind in der tatsächlich angefallenen Höhe steuerfrei; die Unterlagen des Arbeitnehmers über seine Reisekosten sind vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
2. Bei Benutzung des eigenen Kraftfahrzeugs ein nach den Gesamtkosten ermittelter individueller Kilometersatz. Hierzu muss der Arbeitnehmer für das von ihm benutzte Kraftfahrzeug für einen Zeitraum von 12 Monaten die Gesamtkosten ermitteln und daraus den individuellen Kilometersatz errechnen. Dieser kann dann angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums. Den Absetzungen für Abnutzung ist bei einem Pkw oder Kombi grundsätzlich weiterhin eine Nutzungsdauer von 6 Jahren zugrunde zu legen; bei einer hohen Fahrleistung kann auch eine kürzere Nutzungsdauer anerkannt werden (R 9.5 Abs. 1 S. 3 und 4 LStR).

oder

b) Pauschale Kilometersätze

Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können dem Arbeitnehmer für jeden beruflich gefahrenen Kilometer die folgenden pauschalen Kilometersätze steuerfrei ersetzt werden, sofern er nicht höhere Aufwendungen nachweist:

Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kannst man 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung von der Steuer absetzen. Belege sind nicht erforderlich.

Seit 2021 gilt für Fernpendler eine höhere Kilometerpauschale

2021: 0,35 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer
ab 2022 bis 2026: 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer

Für die ersten 20 Kilometer können auch Fernpendler nur 0,30 Euro absetzen. Die erhöhte Entfernungspauschale gewährt der Fiskus, weil die Einführung eines CO2-Preises ab 2021 zu höheren Spritpreisen führte. Das belastet insbesondere Autofahrer, die längere Wegstrecken zur Arbeit haben.

Nutzt der Arbeitnehmer dagegen den ihm zur Verfügung gestellten Dienstwagen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, ist eine steuerfreie Erstattung der pauschalen Kilometersätze ausgeschlossen (R 9.5 Abs. 2 S. 3 LStR).

c) Besonderheiten

1. „Sammeltreffpunkt“, § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG

Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor und bestimmt der Arbeitgeber durch dienst- oder  arbeitsrechtliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen), werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort „wie“ Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt; für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur im Rahmen des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 und Absatz 2 EStG (Entfernungspauschale) angesetzt werden.

Treffen sich mehrere Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich an einem bestimmten Ort, um von dort aus gemeinsam zu ihren Tätigkeitsstätten zu fahren (privat organisierte Fahrgemeinschaft), liegt kein „Sammelpunkt“ nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG vor. Es fehlt insoweit an einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers.

Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz hierfür hat diese Festlegung hingegen keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und somit auswärts beruflich tätig wird. Es wird keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem Ort sowie die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung durch den Arbeitgeber nach § 8 Absatz 2 Satz 3 und 4 EStG festgelegt und der steuerfreie Arbeitgeberersatz für diese Fahrten nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG ausgeschlossen. Diese Erkenntnis ist aber wichtig für die „Zeitgrenzen“ zur Prüfung der erstattungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen, da die maßgebende Zeit in diesem Fall grds. bereits „mit Verlassen der Haustüre“ zu laufen beginnt.

2. „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“, § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG

Soll der Arbeitnehmer auf Grund der Weisungen des Arbeitgebers seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, findet für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls die Entfernungspauschale Anwendung.

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter tätig.

Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen.

Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen oder der sich am Bundesreisekostengesetz orientierende maßgebliche pauschale Kilometersatz angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 4 EStG).