Mahlzeit (Rz. 74)
- Eine Mahlzeit kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst sein.
- Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht.
- Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
Hinweis
- Die z. B. auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit.
- Das Zurverfügungstellen einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfordert nicht, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit auch tatsächlich einnimmt.
- Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist insoweit unerheblich.
Arbeitgeberveranlassung
Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt.
Das ist insbesondere dann der Fall, wenn
- er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung (Quittungen bis 250 € inkl. USt) handelt, die als Beleg zur Buchführung des Arbeitgebers vorliegt oder vorgelegen hat und gesichert wurde.
Eine etwaige „Vorleistung“ durch den Arbeitnehmer ist unschädlich.
Hinweis
Obwohl die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i.S. des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG nicht zum Arbeitslohn gehört, kann es gleichwohl zur Kürzung der Verpflegungspauschalen kommen, sofern die Mahlzeit durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten zur Verfügung gestellt wird. Dies setzt allerdings voraus, dass die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr als 8 Stunden beträgt, Rz. 82 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020.
a) Unübliche Mahlzeit:
- Eine vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten abgegebene Mahlzeit mit einem höheren Preis als 60,00 Euro (brutto) ist stets als Arbeitslohn zu erfassen.
- Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen.
- Eine unübliche Mahlzeit ist als Arbeitslohn zu erfassen, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.
- Bei der Prüfung der Üblichkeitsgrenze i.H. von 60,00 Euro ist stets der Bruttopreis, ohne den Abzug von etwaigen Arbeitnehmerzuzahlungen, entscheidend (Rz. 63 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020)
b) Übliche Mahlzeit mit Anspruch auf Tagegeld:
- Eine vom Arbeitgeber während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte „übliche“ Mahlzeit wird grds. gemäß § 8 Abs. 2 S. 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Besteht hingegen ein Anspruch nach § 9 Abs. 4a S. 1 bis 7 EStG, unterbleibt die Besteuerung des geldwerten Vorteils in Form der Mahlzeit, zulasten einer Kürzung des Volumens der Verpflegungspauschalen (§ 8 Abs. 2 S. 9 i.V.m. § 9 Abs. 4a S. 8 EStG).
- Als „üblich“ gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60,00 Euro (brutto) nicht übersteigt.
- Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen.
Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung eines Dritten nicht beziffert (Gesamtpreis), ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen. Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen.
Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte.
Hinweis
Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.
Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug gekürzt, und zwar um 20 Prozent für ein Frühstück, und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale des jeweiligen Landes (§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG). In Deutschland sind das im Jahr 2023 5,60 Euro für ein Frühstück (= 20 Prozent von 28,00 Euro) und 11,20 Euro für ein Mittag-/Abendessen (= 40 Prozent von 28,00 Euro).
Hinweis
- Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen (max. auf 0 €).
- Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer eine übliche Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird und ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen besteht.
- Diese Berechnung ist pro Tag durchzuführen.
- Die Kürzung der Pauschale unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer die Kosten für die Verpflegung endgültig/definitiv wirtschaftlich getragen hat. In diesen Fällen fehlt es an einer Arbeitgeberveranlassung.
- Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a S. 10 EStG, sog. „Kürzung der Kürzung“)
- Soweit der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung erhält, ist ein Werbungskostenabzug ausgeschlossen (§ 9 Abs. 4a S. 11 EStG).
c) Übliche Mahlzeiten ohne Anspruch auf Tagegeld:
Der Ansatz einer nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit als Arbeitslohn setzt voraus, dass es sich um:
- eine übliche Mahlzeit handelt und
- der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.
Dies liegt regelmäßig vor, wenn:
- er nicht mehr als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist oder
- die Dreimonatsfrist im Rahmen einer Auswärtstätigkeit überschritten ist.
Die Sachbezugswerte betragen:
- der Monatswert für die Verpflegung 288,00 Euro,
- der Wert für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 3,80 Euro und
- der Wert für ein Frühstück 2,00 Euro.
Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden (= „Belohnungsessen“, Ansatz mit dem tatsächlichen Preis gemäß § 8 Abs. 2 S. 1 EStG).
Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG besteht bei Mahlzeiten die Möglichkeit der pauschalen Besteuerung mit 25 Prozent, wenn diese dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen auf Veranlassung von einem Dritten während einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt.
d) Bescheinigungspflicht „M“:
Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.
Hinweis
- Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr.
- Es kommt nicht darauf an, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG) oder die Mahlzeit pauschal nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG oder individuell besteuert wurde.
Im Fall der Gewährung von Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn (Annahme: Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i.S. des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG mit einer Abwesenheitszeit > 8 Stunden) darstellen oder deren Preis 60 € übersteigt, und die daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht keine Pflicht, im Lohnkonto den Großbuchstaben „M“ aufzuzeichnen und zu bescheinigen.
Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für diese steuerfreien Vergütungen nach § 4 Abs. 3 LStDV eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für die Übergangszeit bis zum 31.12.2018 (BMF vom 27.09.2017) eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.
Das bedeutet aber, dass ab dem 01.01.2019 eine Pflicht zur Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ besteht.
e) Schema über die Behandlung von verschiedenen Mahlzeiten:
Bezeichnung | Stpfl. AL | 25 % P.-St. (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG) | Kürzung des MfV | Bescheini-gung „M“ |
Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung (ArbG des zu beurteilenden ArbN zahlt) R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR | nein | entfällt | ja (Abwesenheit > 8h) | nein |
Betriebsveranstaltung (auswärtig + Zusammentreffen mit Reisekosten, Rz. 84 BMF vom 25.11.2020) | grds. nein | entfällt | ja (sofern die Verpflegungsmehr- aufwendungen nicht unmittelbar durch die Betriebsveranstal- tung entstehen + Abwesenheit mind. 8 h) | nein |
Essen während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR / 60 €- Freigrenze | nein | entfällt | Ja (Abwesenheit > 8 h und auswärtig) | nein |
Kantinenessen | ja (SBW) | ja (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG) | nein | nein |
„Belohnungsessen“ (typisierte Annahme, wenn die Bruttoaufwendungen je Mahlzeit 60 € übersteigen = unübliche Mahlzeiten) | ja (tatsächliche Kosten) | nein (nur 37b-Pauschalsteuer möglich) | nein | nein |
Übliche Mahlzeiten während einer Dienstreise, ohne Anspruch auf MfV besteht | ja (SBW) | ja (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG) | entfällt | ja |
Übliche Mahlzeiten während einer Dienstreise, mit Anspruch auf MfV besteht | ja (aber kein Ansatz) | entfällt | ja | ja |
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands
Nun schauen wir uns die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands an.
