Nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a i.V.m. § 3 Nr. 16 EStG können zudem die folgenden Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden:
Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland, § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 EStG
Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14,00 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt, somit nicht übernachtet, und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.
Mehrtägige Auswärtstätigkeiten (mit Übernachtung) im Inland, § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 und 2 EStG
Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist (auswärtige berufliche Tätigkeit) und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann gemäß § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 EStG eine Pauschale von 28,00 Euro als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (Zwischentag).
Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 14,00 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt (§ 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 2 EStG).
Verpflegungspauschalen im Ausland, § 9 Abs. 4a S. 5 EStG
Zur Verpflegungspauschale im Ausland schauen wir uns folgenden Fall mit Lösung an.
Dreimonatsfrist, § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG
Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.
Um die Berechnung der Dreimonatsfrist zu vereinfachen, wird eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung eingeführt. Danach führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Absatz 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer.
Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der Dreimonatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-Post-Betrachtung).
Hinweis
Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen findet die Dreimonatsfrist ebenfalls keine Anwendung. Entsprechendes gilt für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.
Nachgewiesene höhere Verpflegungskosten
Die Pauschbeträge haben Abgeltungscharakter. Der Ersatz höherer tatsächlicher Kosten ist nicht steuerfrei.
Hinweis: Im Bedarfsfall kann dieser Effekt jedoch dadurch abgemildert werden, dass der Arbeitgeber die Verpflegung selbst abgibt oder die Verpflegungsabgabe durch einen Dritten von vornherein veranlasst (Vertrag).
Dies wird anerkannt, wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter die Abgabe der Mahlzeit, Tag und Ort veranlasst hat (vorherige Vereinbarung). Dies ist dann der Fall, wenn die Aufwendungen bei Auswärtstätigkeit, Fortbildung oder doppelter Haushaltsführung vom Arbeitgeber / einem Dritten ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber / einen Dritten ausgestellt ist.
Die Beköstigung darf dabei die Üblichkeitsgrenze von 60,00 Euro nicht übersteigen.
Nun lösen wir einen Fall zum Verpflegungsmehraufwand.
