Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen.
Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten (= berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur, wenn dieselbe Tätigkeitsstätte regelmäßig an 3 oder mehr Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll) können tatsächliche Übernachtungskosten in den ersten 48 Monaten in voller Höhe erstattet werden, danach höchstens mit 1.000 € pro Monat (Rz. 122 des BMF vom 25.11.2020).
Bei 2 Tagen Auswärtstätigkeit = unschädlich, keine 48 Monatsfrist (Rz. 125 des BMF vom 25.11.2020). Begrenzung der Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt (Beispiel: Ablauf = 15.07.01, Beschränkung ab August 01).
Hinweis
Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn die Unterbrechung mind. sechs Monate dauert. Aus welchem Grund (z.B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird ist unerheblich.
„Pauschalarrangement“ (Rz. 118 des BMF vom 25.11.2020):
Ist in der Rechnung nur ein Gesamtpreis (z.B. Tagungspauschale) auf Namen des Arbeitnehmers ausgewiesen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
- für Frühstück um 20%,
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40%
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mind. 24 Std.
Ist in der Rechnung die Beherbergungsleistung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpflegung angegeben ist, so ist die o.a. Ausführung sinngemäß auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden; der verbleibende Teil des Sammelpostens ist als Reisenebenkosten (R 9.8 LStR 2013) zu behandeln, wenn die Bezeichnung des Sammelpostens für die Nebenleistungen keinen Anlass gibt für die Vermutung, darin seien steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten (R 9.8 Abs. 1 S. 2 LStR 2013).
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht die im Einzelnen nachgewiesenen Unterbringungskosten, so kann er für jede Übernachtung im Inland, zeitlich unbegrenzt, einen Pauschbetrag von 20 € steuerfrei zahlen (Rz. 128 des BMF vom 25.11.2020).
Übernachtungspauschale für Übernachtungen in einem Kfz, § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5b EStG
Erstattung von nachgewiesen höheren Kosten bleibt weiterhin steuerfrei, z.B.:
- Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten,
- Park- oder Abstellgebühren auf Raststätten und Autohöfen,
- Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.
Einführung eines neuen Pauschbetrages für Übernachtungen im Kfz in Höhe von 8 € pro Kalendertag.
Voraussetzungen für die Übernachtungspauschale:
Es muss sich um
- eine berufliche Auswärtstätigkeit auf einem betrieblichen (arbeitgebereigenen oder geleasten) Fahrzeug handeln,
- eine Übernachtung in dem betrieblichen Fahrzeug stattfindet,
- einen Kalendertag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit handeln, an dem Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14,00 Euro für An- oder Abreisetage oder von 28,00 Euro für sog. Zwischentage hat.
