Nach § 242 Abs. 2 HGB hat jeder Kaufmann für den Schluß eines jeden Geschäftsjahrs eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen. Die GuV ist -neben der Bilanz- ein weiteres Kernelement des Jahresabschlusses.
Die GuV umfasst alle in der Periode angefallenen Aufwendungen und Erträge in unsaldierter, Gruppen zusammengefasster und gegenüberstellender Form. Im Gegensatz zu den Bestandskonten der Bilanz handelt es sich bei der GuV um Erfolgskonten. Auf den Erfolgskonten werden ausschließlich erfolgswirksame Geschäftsvorfälle gebucht, dabei ist es egal, ob es sich um Gewinne oder Verluste handelt. Die Erfolgskonten werden unterteilt in Aufwands- und Ertragskonten. Der Saldo eines Erfolgskontos wird am Ende des Jahres auf das GuV-Konto gebucht (siehe Kapitel: Erfolgskonten). Im Gegensatz zu Bestandskonten werden Erfolgskonten jedes Jahr mit dem Saldo Null eröffnet.
Merke
Die Erfolgskonten der GuV gliedern sich auf in Aufwands- und Ertragskonten. Es werden ausschließlich erfolgswirksame Geschäftsvorfälle gebucht.
Die GuV wird am Ende des Jahres in das Eigenkapitalkonto der Bilanz abgeschlossen (Gewinn oder Verlust) und im neuem Jahr neu begonnen. Sie besitzt keine Anfangswerte, weil die GuV eine Aussage über den Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines Jahres trifft und ist demnach periodenbezogen.
Die GuV gibt Auskunft über die Höhe, Art und Quellen der Eigenkapitalveränderungen. Sie berücksichtigt allerdings keine erfolgsneutralen Eigenkapitalveränderungen durch die Eigenkapitalgeber.
Merke
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Unterkonto des Eigenkapitalkontos. Der Saldo der GuV wird in das Eigenkapitalkonto gebucht.
Nach § 275 HGB ist die GuV in Staffelform zu erstellen. Dabei kann entweder auf das Gesamtkosten- oder auf das Umsatzkostenverfahren zurückgegriffen werden. Bei beiden Verfahren ist wie bei der Bilanz eine entsprechende Gliederung einzuhalten, bei der auch die Reihenfolge zu beachten ist.
Die Gliederung der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren sieht nach § 275 Abs. 2 HGB wie folgt aus:
Die Gliederung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren sieht nach § 275 Abs. 3 HGB wie folgt aus:
Beide Verfahren führen zu dem gleichem Jahreserfolg. Eine eventuelle Veränderung der Kapital- und Gewinnrücklage darf erst zum Ende, nach „Jahresüberschuß/Jahresfehlbetrag“ ausgewiesen werden.
