eRechnung ab 2025 | Aktuelles Steuerrecht

von Florian Solich - Steuerberater, Master of Arts (Taxation), M.A.

Wer ist von der eRechnung betroffen?

Die Verpflichtung zum Einsatz einer eRechnung wurde im Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) getroffen und betrifft alle Rechnungen mit Ausstellungsdatum ab dem 01.01.2025.

Grundsätzlich betrifft die eRechnung nur die Rechnungsstellung im inländischen B2B-Geschäft.

Ausgenommen sind Rechnungen nur für Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Eng verbunden mit Einführung der eRechnung für inländische B2B-Umsätze ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung (Meldesystem).

Ziel dieser neuen Systematik ist die gesteigerte Digitalisierung im unternehmerischen Geschäftsverkehr, um den unternehmensinternen Prozess von der Rechnungserstellung sowie -verarbeitung zu vereinheitlichen und zu beschleunigen.

Rechnungsarten ab 01.01.2025

Strukturierte elektronische Datenformate

Ab 2025 sieht die Gesetzgebung eine fest definierte Rechnungsart, die elektronische Rechnung vor (§ 14 Abs. 1 UStG).

Eine elektronische Rechnung wird nur dann als eRechnung anerkannt, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Datenverarbeitung [beim Empfänger, Anm. d. Verf.] ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG) und die Rechnungsangaben nach § 14, § 14a UStG auch elektronisch übermittelt.

Das strukturierte elektronische Format einer eRechnung muss

• entweder der EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen gemäß Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2024 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 06.05.2014, S. 1) entsprechen (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG)
• oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der eRechnung in ein Format ermöglicht, dass der EN 16931 entspricht oder mit dieser inoperabel ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG).

Der Grundsatz über die Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gilt weiterhin (§ 14 Abs. 3 UStG).

„Lesbarkeit“ bedeutet in Bezug auf die eRechnung, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar sein muss. Die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist grundsätzlich nicht erforderlich. Ein solches eRechnungsprinzip hat z. B. das Datenformat XML.

Die zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments z. B. bei hybriden Rechnungen oder ein zusätzliches PDF-Dokument ist nicht erforderlich, aber optional möglich.

Als national gültiges Datenformat gilt der Datenstandard XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ausgenommen davon sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Darüber hinaus sind auch europäisch zulässige Datenformate zulässig (Richtlinie 2014/55/EU).

Damit die eRechnung die Rechnungsmerkmale des UStG erfüllt, ist darauf zu achten, dass die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14, § 14a UStG im strukturierten Datenteil enthalten sind.

Sonstige Rechnungen

Ab 2025 sind die sonstigen Rechnungen von den strukturierten elektronischen Datenformaten stets zu trennen.

Als sonstige Rechnung werden Rechnungen in Papierform oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG entsprechen, angesehen.

Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, z. B. die „einfache PDF“ ohne integrierten Datensatz, Bilddateien oder E-Mails.

Wer ist zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet?

Jeder Unternehmer ist zur Ausstellung einer Rechnung (eRechnung oder sonstigen Rechnung) verpflichtet, wenn der Umsatz steuerbar und nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerfrei ist:

a) Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG),

b) für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 UStG),

c) für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Nr. 4 S. 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter a) oder b) genannten Empfänger (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG).

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Leistungen an eine unternehmerisch tätige juristische Person für deren nichtwirtschaftliche Tätigkeiten (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 UStAE).

Besteht die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung, so ist diese innerhalb von sechs Monaten, ungeachtet des zu verwendenden Formats, nach Ausführung der Leistung zu erteilen (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG).

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist regelmäßig eine eRechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Hs. 2 UStG).

Ist mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer eRechnung (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 Hs. 2 UStG). Nur in solchen Fällen kann die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als eRechnung bzw. als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung gilt u. a. auch für

• Gutschriften,
• für Rechnungen über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer i. S. d. § 13b UStG schuldet, wenn Leistender und Leistungsempfänger Steuerinländer sind,
• für Rechnungen, die von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellt werden und
• Umsätze, für die die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) gilt.

Die Verpflichtung zur eRechnung besteht auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermietung einer Wohnung) ausführt. Eine eRechnung ist auch auszustellen, wenn nur Teilleistungen des gesamten Rechnungsinhalts der Pflicht zur Verwendung einer eRechnung unterliegen.

Übermittlung und Empfang der eRechnung

Auf welches zulässige Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen Ihnen zu klären.

Für den Versand von eRechnungen kommt z. B. die E-Mail, die Bereitstellung mittels einer Schnittstelle, der Zugriff auf gemeinschaftliche Speicherorte innerhalb eines Konzernverbunds oder der Download über ein Internetportal in Betracht.

Es steht dem Unternehmer auch frei, sich für den Versand der eRechnung einem externen Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der Unternehmer aber sicherzustellen, dass der Dritte die formalen Voraussetzungen des § 14, § 14a UStG gewährleistet.

Ab dem 01.01.2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine eRechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach für den ausschließlichen Empfang von eRechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend auch andere zulässige Übertragungswege vereinbaren.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer eRechnung, bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.

Entspricht ein übersandter Datensatz nicht den eRechnungsanforderungen, kann der zivilrechtliche Anspruch auf Erteilung einer Rechnung von den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden.

Risikofaktor § 14c UStG

Wird z. B. ein bildlicher (Daten)Teil einer eRechnung ohne inhaltlich strukturierten Datenbestand übermittelt, handelt es sich bei dem reinen Bildteil um ein sog. rechnungsgleiches Mehrstück (Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE).

Technisch begründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen werden nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches (Rechnungs)Mehrstück nicht verloren geht.

Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z. B. durch Datenmanipulationen aller Art), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG gelten. Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.

Rechnungsberichtigung

Der Rechnungsaussteller kann die ausgestellte eRechnung berichtigen.

Die Rechnungskorrektur einer eRechnung hat ebenfalls nach den bekannten Vorschriften über Form und Inhalt einer Rechnungsberichtigung zu erfolgen.

Eine bloße Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben ist nicht ausreichend.

Die wirksame Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der ursprünglichen eRechnung zurück (sog. rückwirkendes Ereignis, vgl. BMF-Schreiben vom 18.09.2020, BStBl. I S. 976).

Die Pflicht zur Verwendung einer eRechnung bei einer Rechnungskorrektur von Umsätzen mit Leistungszeitpunkt vor dem 01.01.2025 besteht nicht.

In Fällen von Änderungen der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) ist auch bei einer eRechnung eine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich. Das betrifft z. B. nachträglich abgerechnete Rabatt- oder Bonusvereinbarungen auf Grundlage der Jahresabnahmemengen.

In derartigen Fällen ist in der Rechnung nur darauf hinzuweisen, dass eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts besteht (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 7 UStG). Ein Verweis auf den entsprechenden Leistungsvertrag ist ausreichend.

eRechnung im Vorsteuerabzug

Ist eine eRechnung nach § 14 Abs. 2 S. 2 UStG erforderlich, erfüllt auch nur sie dem Grunde nach die Anforderungen nach § 14, § 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erfüllt dabei nicht den gesetzlichen Standard einer ordnungsgemäßen Rechnung.

In diesen Fällen berechtigt die sonstige Rechnung auch nicht zum Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG).

War der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer eRechnung verpflichtet, kann eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung (z. B. durch ein Kassensystem erzeugte Rechnung) durch Ausstellung einer eRechnung berichtigt werden.

Die eRechnung muss durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die Ursprungsrechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung wirkt dann als rückwirkendes Ereignis auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurück.

Erfolgt keine Rechnungsberichtigung durch das nachträgliche Erstellen einer eRechnung, so sind die in einer sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben in Bezug auf den Vorsteuerabzug als möglicher objektiver Nachweis zu berücksichtigen. Durch einen strengen Maßstab kann ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für die Vorsteuerabzug prüfen zu können (ein Unternehmer erbringt an einen anderen Unternehmer eine Leistung, die dessen der Umsatzsteuer unterliegenden Umsätze dient und für die die Umsatzsteuer tatsächlich entrichtet wurde).

Aufbewahrungspflichten

Der strukturierte Teil der eRechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und unveränderbar ist. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss jederzeit möglich und sichergestellt sein.

Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls in ihrer Ursprungsform aufzubewahren. Die Unveränderbarkeit muss sichergestellt sein.

Für die Aufbewahrungspflicht sonstiger Rechnungen gilt das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl. I S. 1269, Rz. 130. ff.

Quelle:

• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007