Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 1 EStG können die Übernachtungskosten, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, als Werbungskosten abgezogen werden. Hierbei sind die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für Unterkunft anzusetzen, wobei diese auf die reinen Übernachtungskosten begrenzt sind, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 2 EStG. Aufwendungen für Mahlzeiten im Hotel, wie zum Beispiel für Frühstück oder Abendessen, können nicht abgezogen werden. Ebenso sind die Aufwendungen bei einer Nutzung gemeinsam mit anderen Personen (zum Beispiel dem Ehepartner) nur anteilig in der Höhe zu berücksichtigen, wie die Kosten bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer anfallen würden, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 3 EStG.
Sind in den Unterkunftskosten Aufwendungen für Verpflegung enthalten, werden diese jedoch nicht gesondert in der Hotelrechnung ausgewiesen, so ist der Gesamtpreis der Unterkunft gemäß BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 118, anhand der Tagespauschale der Verpflegungsmehraufwendungen des § 9 Abs. 4a EStG für eine Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden zu kürzen (Frühstück: 20 % von 28 €, Mittag-/Abendessen: 40 % von 28 €).
Bei einer Auswärtstätigkeit an demselben Ort können die Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG genannten Höhe abgezogen werden (derzeit monatlich 1.000 €; zum Ansatz von Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, vergleiche unten), § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG. Bei Auslandsaufenthalten sind auch nach Ablauf der 48 Monate die Aufwendungen für die Unterkunft unbeschränkt abziehbar, der Höchstbetrag von 1.000 €/Monat gilt nicht (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 124). Die Frist von 48 Monaten beginnt von neuem, wenn der Aufenthalt an der Tätigkeitsstätte für mindestens sechs Monate unterbrochen wird, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 5 EStG.
Mit Wirkung ab dem Veranlagungszeitraum 2020 wurde mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG eine pauschale Abzugsmöglichkeit für Übernachtungskosten bei Berufskraftfahrern eingeführt. So kann anstatt der tatsächlich entstandenen Aufwendungen (Satz 1) eine Pauschale in Höhe von 8 € pro Übernachtung angesetzt werden (Satz 2).
Die Kosten bzw. Pauschale können für solche Tage geltend gemacht werden, für die dem Berufskraftfahrer der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen für Abwesenheitstage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden oder An- und Abreisetage zusteht, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b Satz 1 und 2 EStG.
