Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen von Auswärtstätigkeiten werden gemäß § 9 Abs. 4a Sätze 2 und 3 EStG in folgender Höhe gewährt:
- Nr. 1: bei Tagen mit einer Abwesenheit von 24 Stunden = 28 €
- Nr. 2: bei An- und Abreisetagen, wenn an einem vorangehenden oder
nachfolgenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet wird = 14 €
- Nr. 3: bei Tagen, an denen eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
vorliegt und keine Übernachtung durchgeführt wird = 14 €
Im Rahmen der Nr. 3 ist zu beachten, dass in Fällen, in denen sich die Auswärtstätigkeit über mehrere Tage erstreckt und die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt, der Verpflegungsmehraufwand für den Tag zu berücksichtigen ist, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Werden an einem Tag mehrere Auswärtstätigkeiten durchgeführt, so sind die jeweiligen Abwesenheitszeiten zu addieren.
Bei Auswärtstätigkeiten, die im Ausland durchgeführt werden, gelten anstelle der obigen die für das jeweilige Land festgelegten Pauschbeträge, § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG. Diese werden für jeden VZ vom BMF per BMF-Schreiben festgelegt.
Die nach Satz 3 ermittelten Pauschbeträge sind gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG zu kürzen, sofern dem Arbeitnehmer im Rahmen der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder von einem Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers Mahlzeiten gestellt werden:
- Nr. 1: bei Frühstück 20 % der Tagespauschale: 5,60 €
- Nr. 2: bei Mittagessen und Abendessen 40 % der Tagespauschale: 11,20 €
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Die genannten Grundsätze gelten auch in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte besitzt (vergleiche oben zu den Fahrtkosten), § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG.
Leistet der Arbeitnehmer Zuzahlungen zu den Mahlzeitgestellungen, so sind diese gemäß § 9 Abs. 4a Satz 10 EStG von dem Minderungsbetrag bis auf maximal Null abzuziehen.
Gleichzeitig stellen die dem Arbeitnehmer gestellten Mahlzeiten keine steuerbaren Sachbezüge dar, § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG.
Im Umkehrschluss besitzt er keinen Werbungskostenabzug, wenn ihm steuerfreie Zuschüsse zu Mahlzeiten gezahlt werden, § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG.
Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten am gleichen Tätigkeitsort ist der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG auf die ersten drei Monate beschränkt. Diese Frist beginnt neu, wenn eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen vorliegt, § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG. Der Grund für diese Unterbrechung ist irrelevant (zum Beispiel Krankheit, Urlaub etc.).
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Ein solcher gleicher Tätigkeitsort liegt nicht vor, wenn dieser an nicht mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 54).
