Die Handakte ist in § 66 StBerG geregelt. Der Steuerberater muss durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre! Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Die Aufbewahrungsfrist verkürzt sich auf sechs Monate, wenn der Steuerberater den Auftraggeber aufgefordert hat, die Handakten in Empfang zu nehmen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Steuerberater die Handakten entweder an den Auftraggeber übersenden oder unter Beachtung der Verschwiegenheitspflicht vernichten.
Eine Herausgabe kann zudem verweigert werden, bis der Auftraggeber Zahlungsrückstände ausgeglichen hat.
Die Frage ist, was der Inhalt der Handakte ist?
Zu den Handakten gehören alle Schriftstücke, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat. Dazu können gerechnet werden:
- Unterlagen, die der Steuerberater von Dritten in Mandantenangelegenheiten erhalten hat,
- die vom Mandanten übergebenen Schriftstücke, Buchführungsbelege, Rechnungen, Steuerbescheide, Kontoauszüge, frühere Jahresabschlüsse etc.,
- die durch die Finanzbehörden übermittelten Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte,
- bei einem Rechenzentrum gespeicherte und vom Vorgänger übertragene Stammdaten
Nicht zu der Handakte gehört die Korrespondenz zwischen Steuerberater und Mandanten und die Schriftstücke, die dieser bereits in Ur- oder Anschrift erhalten hat und die vom Steuerberater zu eigenen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere.
Hinweis
In der Praxis findet sich fast nie eine Handakte im obigen Sinne, sondern eine Mischakte, in der sowohl zur sowie nicht zur Handakte gehörende Unterlagen abgeheftet sind.
