Grundlagen der Buchführung

Im Rahmen unseres Kurses im Bilanzsteuerrecht werden wir uns intensiv mit einem Fachgebiet beschäftigen, das durch seine breite Fächerung heraussticht. Das Bilanzsteuerrecht umfasst nicht nur steuerliche Aspekte, sondern bezieht sich auch auf die Grundlagen der Buchführung sowie auf handelsrechtliche Belange.

Ein wesentlicher Teil unseres Kurses wird die Buchführung sein. Obwohl die Begriffe Buchhaltung und Buchführung häufig synonym verwendet werden, besteht ein bedeutender Unterschied. Die Buchhaltung bezeichnet eine spezielle Organisationseinheit in einem Unternehmen, die für die Buchführung zuständig ist. Die Buchführung hingegen ist die eigentliche Tätigkeit oder Methodik, die sich mit der ordnungsgemäßen Analyse, Dokumentation und Gruppierung aller geschäftlichen Transaktionen befasst, die das Vermögen eines Unternehmens betreffen. Dazu gehören unter anderem Einnahmen, Ausgaben, Einkäufe, Abschreibungen, Kredite und Lohnkosten.

Einführung

Trotz des unaufhaltsamen Trends hin zur internationalen Bilanzierung nach IAS/IFRS in Deutschland wird der Großteil der Buchführungen und Jahresabschlüsse weiterhin nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs erstellt.

Der Einzelabschluss, der im Gegensatz zum Konzernabschluss zwingend nach den Regelungen des HGB aufzustellen ist, bildet zudem die Grundlage für die Steuerbilanz. Diese Handelsbilanz ist daher von zentraler Bedeutung für steuerliche Fragestellungen.

Um steuerrechtliche Prüfungen erfolgreich zu bestehen und in der beruflichen Praxis – sei es als Steuerberater, Steuerfachwirt, Bilanzbuchhalter oder in anderen steuerrechtlich orientierten Berufen – fundiert arbeiten zu können, ist eine umfassende Kenntnis insbesondere der Vorschriften des Dritten Buchs des HGB (§§ 238–342e HGB) unverzichtbar.

Adressaten des HGB

Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist grundsätzlich jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und darin seine Handelsgeschäfte sowie die Vermögenslage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) darzustellen.

Definition des Kaufmanns gemäß HGB

Die Kaufmannseigenschaft wird in den §§ 1–6 HGB wie folgt definiert:

• § 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Gewerbe betreibt, das nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
• § 2 HGB: Kaufmann ist auch ein Gewerbebetrieb, der durch Eintragung ins Handelsregister diesen Status erlangt.
• § 3 HGB: Unter Umständen können auch Land- und Forstwirtschaftsbetriebe Kaufleute sein, wenn sie eine kaufmännische Buchführung benötigen.
• § 6 HGB: Handelsgesellschaften wie OHG, KG und die in § 264a HGB genannten Gesellschaften (insbesondere GmbH & Co. KG), AG, KGaA und GmbH gelten ebenfalls als Kaufleute.

Weitere Regelungen zur Kaufmannseigenschaft

Zusätzlich regelt § 17 Abs. 2 GenG, dass eingetragene Genossenschaften (eG) Kaufleute sind. Das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) definiert Versicherungsunternehmen ebenfalls als buchführungspflichtige Kaufleute.

Besonderheit bei öffentlichen Betrieben

Auch Wirtschaftsbetriebe der öffentlichen Hand können als Kaufleute gelten, sofern sie sich wirtschaftlich betätigen. Hoheitsbetriebe, wie beispielsweise Friedhöfe, unterliegen jedoch nicht der Kaufmannseigenschaft.

Aufgaben und Zweck der Buchhaltung

Ein grundlegendes Prinzip der Buchführung ist, dass alle Aufzeichnungen vollständig, sachlich und zeitlich geordnet erfolgen müssen. Zudem müssen sie durch entsprechende Belege transparent und nachvollziehbar sein. Dies spiegelt sich in dem Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ wider. Die Buchführung bildet somit die Grundlage für die Gewinnermittlung, den Jahresabschluss und die Besteuerung durch das Finanzamt. Sie ist ein integraler Bestandteil des Rechnungswesens, zu dem auch die Kostenrechnung, Vergleichsrechnungen und die betriebliche Planung gehören.

Die Hauptaufgabe der Buchführung besteht darin, sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zahlenmäßig und strukturiert zu erfassen. Sie ermöglicht einen umfassenden Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens, einschließlich Vermögensstatus, Liquidität und Profitabilität. Das Ziel der Buchführung ist es, alle vermögensrelevanten Vorgänge nachvollziehbar zu machen und ein klares Bild über die Kapital- und Schuldverhältnisse zu zeichnen. Diese Informationen sind nicht nur für interne Unternehmensentscheidungen von Bedeutung, sondern auch für Gläubiger und die Steuererhebung durch das Finanzamt. Die zeitnahe Bearbeitung von Buchführungsaufgaben ist essentiell, um Fristen bei Forderungen und Verbindlichkeiten einzuhalten und stets einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage zu gewährleisten.

Teilbereiche der Buchhaltung

Die Buchhaltung eines Unternehmens umfasst verschiedene zentrale Bereiche, deren Verständnis für das Bilanzsteuerrecht essenziell ist. Ein primärer Bereich ist die Finanzbuchhaltung (FiBu), die als Kern der Buchführung die Bilanzierung sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beinhaltet. Die Hauptaufgaben der Finanzbuchhaltung schließen die Ermittlung von Schulden- und Vermögensständen, Bestandsveränderungen, den wirtschaftlichen Erfolg sowie die innerbetrieblichen Leistungen ein. Aus diesen Daten werden wichtige Kennzahlen wie Preiskalkulationen, Statistiken und die Umsatzsteuervoranmeldung abgeleitet. Für eine korrekte und vollständige Buchführung ist es unerlässlich, alle Belege und Rechnungen systematisch zu sammeln. Dies umfasst auch Barzahlungen, die in das Kassenbuch eingetragen werden, sowie die Erfassung des Geldflusses in Wareneingangs- und Warenausgangsbüchern.

Eng verknüpft mit der Finanzbuchhaltung sind die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung konzentriert sich auf die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten und ist für die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen verantwortlich. Ihr Hauptziel ist die fristgerechte Begleichung finanzieller Verpflichtungen, um die Beziehungen zu Lieferanten und externen Anbietern zu pflegen. Im Gegensatz dazu überwacht die Debitorenbuchhaltung die finanziellen Ansprüche des Unternehmens gegenüber Kunden.

Die Anlagenbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle in der Überwachung und Verwaltung des Anlagevermögens. Hierzu zählen langlebige Vermögensgegenstände wie Gebäude, Maschinen, Werkzeuge oder Lizenzen. Die Anlagenbuchhaltung ist entscheidend für die Bewertung von Zugängen und Abgängen des Anlagevermögens und unterstützt das Unternehmen bei Entscheidungen bezüglich Reparaturen oder Neuanschaffungen.

Eine weitere zentrale Säule der Buchhaltung ist die Bilanzbuchhaltung (BiBu). Sie fasst die Kennzahlen aller Teilbereiche in einer umfassenden Bilanz und dem Jahresabschluss zusammen. Diese Zusammenführung ermöglicht entscheidende Einblicke in den Unternehmenserfolg. Die Bilanz und der Jahresabschluss dienen nicht nur der Aufklärung über die Rentabilität im Sinne der Informationsfunktion, sondern bilden auch die rechnerische Grundlage für Steuerzahlungen und zukünftige betriebliche Entscheidungen.

Ergänzt wird das Bild der Buchhaltung durch Bereiche wie die Lohnbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Energiebuchhaltung, die an dieser Stelle nicht näher erläutert werden.

Systeme der Buchführung

Im Rahmen der Buchführung werden verschiedene Systeme und Methoden angewendet, um die finanzielle Situation eines Unternehmens akkurat abzubilden. Ein wesentliches Element hierbei ist die Bestandsaufnahme durch eine Inventur. Die Inventur dient als Grundlage für die Erstellung der Bilanz, welche das Vermögen (Aktiva) und die Schulden (Passiva) des Unternehmens gegenüberstellt. Diese Bilanz ist jeweils zu Beginn und am Ende eines Geschäftsjahres zu erstellen.

Die Aktiva der Bilanz setzen sich aus dem Anlage- und dem Umlaufvermögen zusammen. Das Anlagevermögen umfasst Vermögensgegenstände, die dem Betrieb langfristig dienen, wie beispielsweise Maschinen oder dauerhaft genutzte Software. Das Umlaufvermögen hingegen beinhaltet kurzfristige Vermögensgegenstände, zu denen Vorräte oder Forderungen an Lieferanten zählen.

Auf der Passivseite der Bilanz wird das Eigenkapital sowie das Fremdkapital ausgewiesen. Das Fremdkapital kann beispielsweise aus Krediten von Lieferanten bestehen. Eine genaue Ermittlung und Aufschlüsselung dieser Positionen ist für die korrekte Darstellung der finanziellen Verhältnisse des Unternehmens unerlässlich.

Interessant ist der Fall eines hohen Unternehmensverlusts, der zu einem rechnerisch negativen Eigenkapital führt. Bei Kapitalgesellschaften wird dieser „Negativbetrag“ am Ende der Bilanz auf der Aktivseite als „nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag“ gemäß § 268 Abs. 3 HGB ausgewiesen. Bei Personenhandelsgesellschaften entspricht dies dem „nicht durch Vermögenseinlagen gedeckten Verlustanteil“ der persönlich haftenden Gesellschafter oder der Kommanditisten nach § 264c HGB.

Berücksichtigung verschiedener Faktoren

Abweichungen von diesem Bilanzierungsschema können sich aus der Rechtsform (nach § 264c HGB), der Betriebsgröße (nach § 274a HGB) oder der Branchenzugehörigkeit (wie bei Kreditinstituten und Versicherungen) ergeben. Darüber hinaus können gemäß § 265 HGB einzelne wesentliche Geschäftsvorfälle oder Posten Anpassungen erfordern. Für spezielle Branchen wie Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungen und Pensionsfonds existieren eigenständige Bilanzgliederungsschemata, die durch spezifische Vorschriften wie die Kreditinstituts-Rechnungslegungsverordnung und die Versicherungsunternehmens-Rechnungslegungsverordnung geregelt sind. Man sollte außerdem nicht versuchen, irgendeine Bedeutung in die Wörter "Soll" und "Haben" sowie "Aktiva" und "Passiva" zu legen. Diese Begriffe haben insbesondere nicht ihre umgangssprachliche Bedeutung.