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Der Gesetzgeber sieht Verfahren der Inventurvereinfachung vor. Denn zunächst stellt sich ganz intuitiv die Frage, wann und wie oft eine Inventur durchgeführt werden muss. Die Maßgaben hierfür sind in § 240 Abs. 1 und 2 HGB geregelt: Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und danach für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Darüber hinaus ist bei der Auflösung oder beim Verkauf des Unternehmens regelmäßig eine Inventur erforderlich. Diese Anlässe nennt § 240 HGB nicht; die Inventur wird dann gebraucht, weil nach anderen Vorschriften eine besondere Bilanz aufzustellen ist, z.B. die Eröffnungsbilanz bei Liquidation einer GmbH (§ 71 Abs. 1 GmbHG) oder die steuerliche Aufgabe- bzw. Veräußerungsbilanz (§ 16 Abs. 2 und 3 EStG).
Merke
- zu Beginn des Handelsgewerbes (Abs. 1),
- für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres (Abs. 2).
Der Inventurstichtag – der Tag, an dem die Inventur durchzuführen ist – ist der Beginn des Geschäftsbetriebs. Spätestens 12 Monate nach diesem Inventurstichtag muss erneut eine Inventur durchgeführt werden.
Dieser am Ende des Geschäftsjahres stehende Inventurstichtag nennt sich Abschlussstichtag. Die am Abschlussstichtag durchgeführte Inventur, die in das Inventar mündet, ist somit Grundlage für den Jahresabschluss.
Merke
Die Inventur muss grundsätzlich zum Bilanzstichtag (Tag, an dem das Geschäftsjahr endet, z.B. 31.12.) erfolgen (§ 240 Abs. 2 HGB, R 5.3 EStR). Da dies aus betriebstechnischen Gründen oft schwierig ist, erlauben Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Inventur.
In der Regel haben Unternehmen ein Geschäftsjahr/Wirtschaftsjahr, das am 01. Januar beginnt und am 31. Dezember endet. Der 31. Dezember ist in diesem Fall der Abschlussstichtag. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die ein sogenanntes abweichendes Geschäftsjahr haben, d.h. ihr Geschäftsjahr fängt beispielsweise am 01. Oktober an und endet am 30. September.
Außerdem gibt es sogenannte Rumpfgeschäftsjahre, die vor allem dann notwendig sind, wenn ein Unternehmen neu gegründet wird oder von einem abweichenden Geschäftsjahr auf ein reguläres Geschäftsjahr (01. Januar bis 31. Dezember) wechselt. In solchen Fällen beträgt das Geschäftsjahr keine vollen 12 Monate!
Neben diesen grundsätzlichen Maßgaben zur Inventur gewährt der Gesetzgeber dann aber auch Inventurvereinfachungen, die jedoch sehr restriktiv zu handhaben sind. Kodifiziert sind diese Inventurvereinfachungen in § 240 Abs. 3 und 4 sowie § 241 HGB.
Hieraus ergibt sich zum Beispiel, dass für das Anlagevermögen (Vermögen, das nicht zur Veräußerung bestimmt ist) die Möglichkeit der buchmäßigen Bestandsaufnahme besteht.
Inhalt des Anlagenverzeichnisses
Voraussetzung ist ein laufend geführtes Bestandsverzeichnis (Anlagenverzeichnis, vgl. § 241 Abs. 2 HGB, R 5.4 EStR), in das jeder Zugang und jeder Abgang eingetragen wird. Steuerlich muss es nach R 5.4 Abs. 1 und 4 EStR die genaue Bezeichnung des Gegenstands, seinen Bilanzwert am Bilanzstichtag, den Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten und den Tag des Abgangs enthalten. Im Überblick:
Merke
- die Bezeichnung der Anlage
- den Tag der Anschaffung/Herstellung
- die Anschaffungskosten/Herstellungskosten
- die laufende AfA (Abschreibung – lernen wir in einem späteren Kapitel)
- den Wert der Anlage zum jeweiligen Stichtag der Inventur (ergibt sich ebenfalls aus der Abschreibung)
- die Abgänge
Inventurmethoden
Aufnahmeverfahren bei der Inventur im Überblick (§§ 240, 241 HGB, R 5.3 EStR):
Verfahren | Zeitpunkt der Bestandsaufnahme und Grundlage |
|---|---|
Stichtagsinventur | körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag (§ 240 Abs. 2 HGB) |
zeitnahe Inventur | körperliche Bestandsaufnahme zeitnah, in der Regel innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag, mit mengen- und wertmäßiger Fortschreibung bzw. Rückrechnung auf den Stichtag; streng genommen eine Form der Stichtagsinventur (R 5.3 Abs. 1 EStR) |
zeitlich verlegte Inventur | körperliche Bestandsaufnahme an einem Tag innerhalb von 3 Monaten vor bis 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag, Verzeichnung in einem besonderen Inventar und wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung (§ 241 Abs. 3 HGB) |
permanente Inventur | Bestand laut Lagerbuchführung; körperliche Überprüfung mindestens einmal im Geschäftsjahr zu einem frei wählbaren Zeitpunkt (§ 241 Abs. 2 HGB, H 5.3 EStH) |
Stichprobeninventur | Ermittlung des Bestands mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Grund von Stichproben (§ 241 Abs. 1 HGB) |
Überblick über die Inventurvereinfachungsverfahren
Im Folgenden wenden wir uns den 3 zentralen und sehr klausurrelevanten Inventurvereinfachungen zu:
Merke
- Die zeitnahe Inventur
- Die permanente Inventur
- Die zeitlich verlegte Inventur
Zeitnahe Inventur
Die Bestandsaufnahme bei der zeitnahen Inventur muss nicht genau zum Bilanzstichtag geschehen. Sie muss aber zeitnah, das heißt innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag, durchgeführt werden. Es muss aber eine mengen- und wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung zum jeweiligen Bilanzstichtag erfolgen.
Permanente Inventur
Hierbei ist es erlaubt, die aktuellen Bestände aus Lagerbüchern zu entnehmen – es gelten hier aber besondere Regeln:
- Die Bestände, Zugänge und Abgänge sind in den Lagerbüchern einzeln nach Datum, Art und Menge eingetragen.
- Mindestens einmal im Jahr kommt es mittels einer körperlichen Bestandsaufnahme zu einer Überprüfung der Richtigkeit der Lagerbücher.
- Diese o.g. Bestandsaufnahme ist zu protokollieren.
- Kommt es zu Abweichungen zwischen der Lagerkartei und dem mittels Bestandsaufnahme ermittelten Bestand, so muss eine sofortige Korrektur erfolgen.
Hinweis
Vorteil der permanenten Inventur:
Die Inventur kann zeitlich verschoben durchgeführt werden, sodass sie zu einem Zeitpunkt durchgeführt werden kann, zu welchem ein saisonal begründeter, niedriger Bestand zu erwarten ist.
Zeitlich verlegte Inventur
In einem Zeitraum von drei Monaten vor bis zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag darf die körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden. Der so festgestellte Bestand wird in einem gesonderten Inventar verzeichnet und bewertet. Um auf den tatsächlichen Bestand zu kommen, werden die Angaben fortgeschrieben bzw. zurückgeschrieben. Dies findet nur wertmäßig – nicht mengenmäßig – statt.
Stichprobeninventur
Nach § 241 Abs. 1 HGB darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Es wird also nicht jeder Artikel gezählt, sondern nur eine zufällig ausgewählte Stichprobe; daraus wird auf den Gesamtbestand hochgerechnet. Das Verfahren muss den GoB entsprechen, und der Aussagewert des so aufgestellten Inventars muss dem eines Inventars auf Grund einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommen. Eingesetzt wird die Stichprobeninventur vor allem bei großen Lagern mit vielen gleichartigen Artikeln.
