Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Arbeitszeit Mahlzeiten anbietet, die kostenlos oder zu ermäßigten Kosten ausgegeben werden, unterliegen diese Mahlzeiten den sogenannten Sachbezugswerten und müssen bei der Einkommens-Besteuerung berücksichtigt werden. Generell sind Sachbezugswerte zunächst einmal als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt zu werten. Die spezifischen Anrechnungssätze für z.B. Verpflegung werden vom Gesetzgeber festgelegt und jährlich im Rahmen der Sozialversicherungsentgeltvero
Steuerliche Behandlung von Mahlzeiten als Sachbezug im Arbeitsverhältnis
Generell sind von Vorgabewegen nicht alle Nahrungsmittel als „Mahlzeit“ im Sinne einer Reduzierung der Verpflegungspauschale zu sehen. Hier kommt es auf den Umstand und Gegenstand der Nahrungsmittel an. So sind durch den Arbeitgeber angebotene Snacks wie belegte Brötchen, Obst oder gar Kuchen als Mahlzeit zu verstehen. Kleinere Sachen wie z.B. während eines Flugs servierte Snacktüten oder ähnliche Knabbereien salziger und süßer Art zählen jedoch nicht als Mahlzeit. Gleiches gilt für ungesäuerte Backwaren. Daher hat die Ausgabe dieser Waren keine Kürzung der Verpflegungspauschalen zur Folge.
Als Sachbezugswerte gelten in diesem Kontext jene Mahlzeiten, die an Arbeitstagen gestellt werden. Die Bereitstellung muss dabei in Zusammenhang mit dem Arbeitsgeber stehen, indem die Ausgabe in einer vom Arbeitgeber geführten Kantine, Gaststätte oder ähnlichen gastronomischen Einrichtung des Arbeitgebers erfolgt. Alternativ kann die Ausgabe auch in einer externen Einrichtung erfolgen, bei der der Arbeitgeber jedoch durch Zuschüsse oder andere Mechanismen den Speisenpreis für seine Mitarbeiter reduziert. Gemäß dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. Januar 2019 ist bei der Einschätzungen von Sachbezugswerten entscheidend, dass die Mahlzeiten explizit nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt und auch eingelöst werden. Die Art der Bezuschussung ist hingegen nicht vorgeschrieben. Ob die Mahlzeiten direkt vergünstigt angeboten werden oder Mitarbeiter einen Rabatt mithilfe von z.B. Essenmarken oder Coupons erwirken müssen, ist irrelevant.
Derzeit gelten gemäß der „Dreizehnten Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltvero
- Frühstück: 2,00 Euro (zuvor 1,87 Euro)
- Mittag- und Abendessen jeweils 3,80 Euro (zuvor 3,57 Euro)
Addiert man die einzelnen Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen ergibt sich daraus ein Tagessachbezug für Mahlzeiten von 9,60 Euro. Gemäß des Schreibens vom Bundesfinanzministeriums vom 23.12.2022 (Referenz IV C 5 - S 2334/19/10010:004) sind diese Werte jedoch nur anwendbar, wenn der Preis jeder einzelnen Mahlzeit unter 60,00 Euro liegt.
Kenntlichmachung in der Lohnsteuerbescheinigung
Wenn ein Mitarbeiter auf Anordnung des Arbeitgebers oder durch eine Drittperson während einer dienstlichen Aktivität außerhalb seiner Wohnung, seines Hauptarbeitsplatzes oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit erhält, ist im Lohnkonto zwingend das Kürzel "M" zu notieren und dies in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung festzuhalten. Diese Regelung besteht, unabhängig von eventuellen Kürzungen der Spesen oder der Versteuerung des Sachbezugswerts.
Verpflegung auf Dienstreisen
Besteht aufgrund einer Dienstreise ohnehin Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so entfällt die Besteuerung der Sachbezugswerte während der Dienstreise. Da diese Erleichterung von dem vorausgehenden Anspruch abhängt, gelten Sachbezugswerte zunächst auch für Mahlzeiten, die Arbeitnehmern auf Dienstreise angeboten werden. Ein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht ab einer Dienstreisedauer von über acht Stunden; dazu zählen ebenfalls Dienstreisen über mehrere Tage. Werden in diesem Fall ebenfalls Verpflegungen durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, so erhöhen sich die Verpflegungspauschalen um 20 % für das Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen. Diese Pauschalen müssen dann von der maximalen Tagespauschale von 28,00 Euro für eine 24-stündige Abwesenheit abgezogen werden. Konkret ergibt sich bei der Bereitstellung eines Frühstücks ein Abzug von 5,60 Euro sowie ein Abzug von jeweils 11,20 Euro für das Mittag- und Abendessen. Bei Dienstreisen ins Ausland wird die Tagespauschale je nach Einsatzort und den dortigen wirtschaftlichen Bedingungen angepasst.
Verpflegungsmehraufwand: Kürzungen nur schwer vermeidbar
Allgemein gesprochen schützen insbesondere zwei Umstände nicht vor der Kürzung der Tagessätze bzw. der Anrechnung der Sachbezüge. So ist es nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (07.07.2020 VI R 16/18) unerheblich, ob die angebotene Mahlzeit wirklich eingenommen wurde. Entscheidend ist weiterhin die Bereitstellung durch den Arbeitgeber. Gleiches gilt für Angestellt ohne festen Hauptarbeitsplatz. Die Verpflegungspauschalen müssen auch hier bei bereitgestellten Mahlzeiten während der Dienstreise angepasst werden.
Sachbezug für Wohnraum 2023
Seit dem 1. Januar 2023 an ist der Sachbezugswert für Unterkunft und Miete auf 265 Euro festgesetzt. In besonderen Fällen, in denen dieser Wert nicht angemessen erscheint, kann die Bewertung basierend auf dem lokalen Mietniveau erfolgen (gemäß § 2 Abs. 3 SvEV). Dennoch liegt der allgemeine Sachbezugswert für Unterkunft und Miete ab dem 01. Januar 2023 zunächst standardmäßig bei 8,83 Euro pro Tag.
Fazit
Zusammenfassend reflektieren die Sachbezugswerte für Mahlzeiten, die Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern erhalten, die Notwendigkeit, geldwerte Vorteile angemessen zu bewerten und in die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung des Arbeitsentgelts einzubeziehen. Diese Regelungen tragen zur Transparenz und Gerechtigkeit bei der Besteuerung von Arbeitnehmerleistungen bei und stellen sicher, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre gesetzlichen Verpflichtungen kennen und erfüllen können. Die Differenzierung zwischen verschiedenen Arten von Nahrungsmitteln und Mahlzeiten zeigt die Komplexität des Steuerrechts und die Notwendigkeit einer genauen Betrachtung des Einzelfalls, um die richtige steuerliche Behandlung zu gewährleisten.
