Florian Solich - Steuerberater, Master of Arts (Taxation), M.A., Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.)

1. Leitsätze

Der Aufzeichnungspflicht gem. § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG wird in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur genügt, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden.

2. Tenor

Die Revision des Klägers gegen das Urteil des Hessischen Finanzgerichts vom 13.10.2022, 10 K 1672/19 wird als unbegründet zurückgewiesen.

(…)

3. Streitfall

3.1 Einführung

Die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören seit jeher zu den praxisrelevanten und zugleich streitanfälligen Themen des Betriebsausgabenabzugs. Während sich die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG – insbesondere die Frage, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet – in der Praxis vergleichsweise gut handhaben lassen, führt die formelle Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG regelmäßig zu Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung.

Das Urteil des VIII. Senats vom 24.03.2026 nimmt sich dieser formellen Voraussetzung erstmals ausdrücklich für Arbeitszimmeraufwendungen an und überträgt die zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen entwickelten Grundsätze auf diese Fallgruppe.

3.2 Sachverhalt

Der Kläger (A) erzielte im Streitjahr 2017 u. a. Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG), die er über eine Einnahme-Überschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG ermittelte. A nutzte für eine Tätigkeit Räume im Dachgeschoss sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss seines Eigenheims, die das Finanzgericht als funktionale Einheit und damit als ein häusliches Arbeitszimmer qualifizierte.

Im Klageverfahren forderte das Finanzgericht den Kläger auf, seine Aufzeichnungen zu den geltend gemachten Aufwendungen vorzulegen. Der Kläger legte daraufhin eine Aufstellung der Gebäudeaufwendungen vor, die er nach eigenen Angaben erst im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Steuererklärung aus im Laufe des Jahres gesammelten Belegen gefertigt hatte.

Das Hessische Finanzgericht wies die Klage ab und verneinte die Abzugsfähigkeit der Arbeitszimmeraufwendungen bereits dem Grunde nach, weil A seine Aufzeichnungspflichten gem. § 4 Abs. 7 EStG nicht erfüllt habe. Die hiergegen gerichtete Revision blieb ohne Erfolg.

4. Zur Entscheidung des BFH

4.1 Ausgangspunkt: Aufzeichnungspflicht als materielle Abzugsvoraussetzung

Der BFH bestätigt zunächst, dass § 4 Abs. 7 S. 1 EStG auch Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG erfasst und diese daher einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind. Wird dieser Aufzeichnungspflicht nicht genügt, ist der Betriebsausgabenabzug gem. § 4 Abs. 7 S. 2 EStG ausgeschlossen – und zwar unabhängig davon, ob die Aufwendungen materiell dem Grunde und der Höhe nach unstreitig sind.

Die Vorschrift stellt damit, wie der Senat betont, eine eigenständige materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug auf, deren Verletzung nicht durch eine anderweitige Glaubhaftmachung der Aufwendungen geheilt werden kann.

4.2 Keine verfassungsrechtliche Bedenken

A hatte die Verfassungsmäßigkeit der 1996 im Vermittlungsverfahren eingeführten Regelung in Zweifel gezogen. Der Senat weist dies unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts zurück.

Der Vermittlungsausschuss habe die ihm gezogenen Kompetenzgrenzen nicht überschritten, da die Beschränkung der Abzugsfähigkeit von Arbeitszimmerkosten bereits Gegenstand des parlamentarischen Verfahrens gewesen sei. Zweifel an der Verfassungsmäßigkeit des § 4 Abs. 7 S. 1 EStG bestehen nach Auffassung des Senats daher nicht.

4.3 Übertragung der Grundsätze zur Dokumentation von Geschenke- und Bewirtungsaufwendungen

Den Kern der Entscheidung bildet die Übertragung der zu § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1, 2 EStG entwickelten Rechtsprechungsgrundsätze auf Arbeitszimmeraufwendungen. Danach ist der Aufzeichnungspflicht nur genügt, wenn die Aufwendungen, einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah festgehalten werden – etwa auf einem gesonderten Konto in der Buchführung oder in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen. Eine gesonderte Belegsammlung genügt nach ständiger Rechtsprechung selbst dann nicht, wenn eine solche außerhalb besonderer Aufzeichnungspflichten nach § 146 Abs. 5 AO grundsätzlich zulässig wäre.

Diese für buchführende Steuerpflichtige und Bilanzierende entwickelten Maßstäbe gelten nach der Rechtsprechung unabhängig von der Gewinnermittlungsart auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln.

Für das häusliche Arbeitszimmer formuliert der Senat hieraus den tragenden Leitsatz der Entscheidung: Sämtliche Aufwendungen für das Arbeitszimmer und dessen Ausstattung sind einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnung aufzuzeichnen; zumindest ist eine gebündelte Aufzeichnung in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument erforderlich. Der Senat begründet dies mit der Notwendigkeit einer klaren Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Sphäre, die bei einem in der häuslichen Sphäre eingebundenen Arbeitszimmer besonders bedeutsam sei. Nur eine solche Aufzeichnung gewährleistete die sachlich zutreffende Zuordnung der Aufwendungen und eine einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit.

4.4 Anwendung auf den Streitfall

Gemessen an diesen Maßstäben genügte keine der von A vorgelegten Unterlagen den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG. Die im Klageverfahren nachgereichte Aufstellung der Gebäudekosten erfasste weder sämtliche geltend gemachten Aufwendungen – insbesondere fehlten die anteiligen Abschreibungsbeträge – noch war sie zeitnah erstellt worden, da A die Belege erst i. R. d. Erstellung seiner Steuererklärung zusammengefasst hatte. Der Senat erinnert insoweit an die 10-Tage-Regel der älteren Rechtsprechung, wonach Aufzeichnungen regelmäßig binnen 10 Tagen und ausnahmsweise binnen eines Monats vorzunehmen sind. Auch die von der Finanzverwaltung eingeräumten Erleichterungen für Finanzierungs-, Verbrauchs- und Abschreibungskosten halfen A nicht weiter, weil selbst eine erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres vorgenommene Aufzeichnung noch zeitnah hätte erfolgen müssen. Ebenso wenig genügt die Aufstellung nachträglicher Herstellungskosten, die keine Aufwendungen des Streitjahres auswies, oder die zusammengefasste Angabe in der Anlage EÜR, die lediglich eine gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge, im Übrigen aber nur eine Summe der Arbeitszimmerkosten vorsah.

Da der Betriebsausgabenabzug bereits dem Grunde nach ausgeschlossen war, konnte die zwischen den Beteiligten ebenfalls streitige Frage, ob der Flächenanteil des Arbeitszimmers nach DIN 277 oder nach der Wohnflächenverordnung zu ermitteln ist, offenbleiben.

Wegen des im finanzgerichtlichen Verfahren geltenden Verböserungsverbots aus § 96 Abs. 1 S. 2 FGO blieb die angefochtene Steuerfestsetzung im Ergebnis gleichwohl unverändert, obwohl der Bescheid materiell zu niedrig war.

4.5 Verfahrensrügen

Auch die vom Kläger erhobenen Verfahrensrügen blieben erfolglos. Der BFH sah weder einen Verstoß gegen die Sachaufklärungspflicht aus § 76 Abs. 1 FGO noch eine Verletzung des rechtlichen Gehörs durch eine Überraschungsentscheidung, da das Finanzgericht bereits vor der mündlichen Verhandlung ausdrücklich auf § 4 Abs. 7 EStG hingewiesen und dem Kläger Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben hatte.

Auch eine Verletzung der Hinweispflicht aus § 76 Abs. 2 FGO verneinte der Senat, da der gerichtliche Hinweis eindeutig gewesen sei und der Kläger hierauf lediglich mit einer abweichenden Rechtsauffassung reagiert habe.

5. Rechtliche Würdigung

Die Entscheidung überzeugt in der Sache und schließt eine bislang bestehende Lücke in der höchstrichterlichen Rechtsprechung. Zwar war seit langem anerkannt, dass Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen einer strengen Einzelaufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG bedürfen; für Arbeitszimmeraufwendungen fehlte es demgegenüber an einer vergleichbar klaren höchstrichterlichen Aussage, obwohl der Gesetzeswortlaut beide Aufwendungsgruppen gleichstellt.

Der VIII. Senat überträgt die etablierten Grundsätze konsequent und begründet dies überzeugend mit der besonderen Schutzrichtung der Norm, die gerade bei einem in die Privatsphäre eingebetteten Arbeitszimmer eine verlässliche Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Veranlassung sicherstellen soll.

Bemerkenswert ist, dass der Senat den Steuerpflichtigen zwei Aufzeichnungswege eröffnet: die einzelne Erfassung in einer besonderen Spalte der laufenden Ausgabenaufzeichnungen einerseits und die gebündelte Aufzeichnung in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument andererseits. Damit trägt die Entscheidung der Praxis vieler Freiberuflicher und Kleinunternehmer Rechnung, die ihre Buchhaltung ohne mehrspaltige Journale, etwa mittels einfacher Tabellenkalkulation, führen. Entscheidend bleibt aber in beiden Varianten die Zeitnähe der Aufzeichnung; eine erst i. R. d. Erstellung der Steuererklärung nachträglich gefertigte Zusammenstellung reicht nach dem Urteil ausdrücklich nicht aus.

Kritisch anzumerken ist, dass die formelle Anforderung im Ergebnis zu einer erheblichen Härte führen kann, wenn – wie im Streitfall – die materielle Berechtigung der Aufwendungen dem Grunde nach unstreitig ist und lediglich die zeitliche Dokumentation zu wünschen übriglässt. Der Gesetzgeber hat sich mit § 4 Abs. 7 EStG jedoch bewusst für eine formalisierte, dem Vereinfachungs- und Kontrollzweck dienende Lösung entschieden, deren Verfassungsmäßigkeit der Senat zu Recht bestätigt. Der steuerliche Berater kann sich der Konsequenz dieser gesetzgeberischen Entscheidung daher nicht durch materielle Argumentation entziehen.

6. Praxishinweise

Für die Beratungspraxis ergeben sich aus dem Urteil mehrere konkrete Handlungsempfehlungen. Mandanten, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschussrechnung ermitteln und ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen, sollten bereits unterjährig eine gesonderte Spalte oder ein gesondertes Dokument für sämtliche Arbeitszimmeraufwendungen einschließlich der anteiligen Abschreibungen führen. Eine bloße Sammlung von Belegen – selbst wenn sie geordnet und vollständig ist – genügt den Anforderungen nicht und sollte in der Mandantenkommunikation ausdrücklich als unzureichend benannt werden.

Die Aufzeichnung sollte zudem zeitnah erfolgen. Als Orientierung dient die von der Rechtsprechung entwickelte 10-Tagefrist, die im Einzelfall auf bis zu einen Monat ausgedehnt werden kann. Für Finanzierungs-, Verbrauchs- und Abschreibungskosten lässt die Finanzverwaltung zwar eine Aufzeichnung nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahres zu, doch muss auch diese jahresbezogene Nacherfassung unmittelbar nach Vorliegen der jeweiligen Abrechnung und nicht erst i. R. d. Erstellung der Steuererklärung vorgenommen werden. In der Kanzleipraxis empfiehlt sich daher die Einrichtung eines digitalen Journals, in dem Arbeitszimmeraufwendungen laufend und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfasst werden, sowie ein Erinnerungssystem für die zeitnahe Verbuchung von Jahresabrechnungen.

Schließlich zeigt die Entscheidung, dass eine unzureichende Aufzeichnung den Betriebsausgabenabzug dem Grunde nach vollständig entfallen lässt, ohne dass es auf die materielle Berechtigung der einzelnen Positionen noch ankommt. Bereits erlassene, den Abzug gewährende Steuerbescheide bleiben im finanzgerichtlichen Verfahren wegen des Verböserungsverbots zwar regelmäßig unangetastet; i. R. d. Veranlagung selbst oder einer Außenprüfung besteht dieser Schutz jedoch nicht. Steuerpflichtige und ihre Berater sollten die formellen Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG daher nicht als bloße Förmelei, sondern als eigenständige, streitentscheidende Abzugsvoraussetzungen ernst nehmen.

7. Fazit

Der VIII. Senat des BFH konkretisiert mit dem Urteil vom 24.02.2026 die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG für Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers und überträgt hierfür die zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen entwickelten Grundsätze.

Erforderlich ist eine einzelne und zeitnahe Erfassung sämtlicher Aufwendungen in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen oder zumindest eine gebündelte Aufzeichnung in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument; eine einfache Belegsammlung genügt nicht (mehr).

Für die Beratungspraxis folgt hieraus die Notwendigkeit, Mandanten frühzeitig auf eine laufende, getrennt und zeitnahe Dokumentation der Arbeitszimmerkosten hinzuweisen, um den Betriebsausgabenabzug nicht bereits an formellen Anforderungen scheitern zu lassen.

Quelle: BFH-Urteil vom 24.03.2026, VIII R 6/24