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Berufsrecht Steuerberater - Identifizierungspflicht des Vertragspartners

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Berufsrecht Steuerberater

Identifizierungspflicht des Vertragspartners

Die Identifizierung gehört zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten (§ 10-17 GwG). Im Vordergrund steht dabei das Gebot der Identifizierung der Vertragspartner und der ggf. für ihn auftretenden Personen.

Die Mandanten-Identifizierung ist grundsätzlich bereits vor Begründung einer auf Dauer angelegten Geschäftsbeziehung durchzuführen, d.h. vor Abschluss des Steuerberatungsvertrages, § 10 (1) Nr. 1 u. § 11 GwG. Im Einzelfall ist das auch erst während der Begründung der Geschäftsbeziehung möglich, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Risiko der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung besteht, § 11 (1) S. 2 GwG.

Merke

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Die Floskel “Persönlich bekannt” wie sie auch in notariellen Beurkundungen zu finden sein kann, reicht nicht aus, § 11 I Nr. 1 GwG. Allerdings besteht nach § 11 (3) GwG eine Ausnahme von der Identifizierungspflicht dann, wenn der zu Identifizierende persönlich bekannt ist und er bei einer früheren Gelegenheit entsprechend dem GwG bereits förmlich identifiziert worden war.

Damit die Identifizierungspflicht auch ggf. gegen den Willen des Mandanten umsetzbar ist, besteht nach § 11 (6) GwG die Verpflichtung, dem Steuerberater die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Alternativ kann der Steuerberater sie gegen Kostenerstattung selbst beschaffen, wie z.B. bei einem Handelsregisterauszug.

Um welche Informationen bzw. Unterlagen handelt es sich? Bei natürlichen Personen um:

  • Vorname und Nachname
  • Geburtsort
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Wohnanschrift
  • Art des Ausweises
  • Ausweisnummer
  • Ausstellende Behörde
  • Bei juristischen Personen oder bei Personengesellschaften sind es
  • Firma, Name oder Bezeichnung
  • Rechtsform
  • Registernummer, falls vorhanden
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und
  • Die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter. Sofern es sich hierbei (auch) um eine juristische Person handelt, auch die vorgenannten Daten dieser juristischen Person.

 

Nachweise, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Die Angaben sind durch offizielle Dokumente wie Ausweis (§ 12 GwG), (beglaubigter) Auszug aus dem Handels-, Vereins-, Partnerschaftsregister oder Gründungsdokument zu überprüfen und zu dokumentieren (§ 8 GwG). Auch die Anfertigung einer Ausweiskopie ist zur Dokumentation möglich. Die Aufbewahrungspflicht beträgt grds. 5 Jahre.  Die Aufzeichnungen der Daten können digital gespeichert werden.

 

Beispiel aus der Praxis:

Beispiel

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Eine Zollbeamtin erscheint in eigener Steuerangelegenheit beim neuen Steuerberater. Sie ist von Berufs wegen mit dem Geldwäschegesetz vertraut. Er möchte der Identifizierungspflicht nachkommen und bittet um ihren Personalausweis, den er kopieren möchte. Die Zollbeamtin erlaubt dem Steuerberater sich von den Angaben auf dem Personalausweis zu überzeugen, aber keine Kopie zu machen. Zu Recht?

Lösung:
Nach § 8 (2) GwG hat der verpflichtete Steuerberater das Recht und die Pflicht vom vorgelegten Personalausweis eine Kopie anzufertigen bzw. ihn optisch digitalisiert (Scan) zu erfassen, nach § 11 (6) GwG ist die Zollbeamtin als Vertragspartnerin des verpflichteten Steuerberaters verpflichtet, ihm die Informationen und Unterlagen zur Identifizierung zur Verfügung zu stellen.

 

Expertentipp

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In vielen Prüfungsprotokollen heißt es in ähnlicher Weise: “Was tun Sie zuerst, wenn ein neuer Mandant in Ihre Kanzlei kommt?”

Antwort: Es soll die Identifizierungspflicht genannt und ggf. erläutert werden.

 

Beispiel zur Identifizierungspflicht

Beispiel

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Neumandantin M führt ein Erstgespräch mit dem Steuerberater S in dessen Kanzlei. Es geht um die laufende Erstellung von Buchführung, Lohnabrechnungen und Jahresabschlüssen samt Steuererklärungen. Die beiden kennen sich aus dem Tennisclub.

Lösung:
Es handelt sich um eine auf Dauer angelegte Geschäftsbeziehung mit Identifizierungspflicht. “Von Person her bekannt” reicht nach dem Gesetzestext nicht aus, § 11 (3) GwG. Anhand eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses sind Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Anschrift festzuhalten. Ferner Art, Nummer und ausstellende Behörde des amtlichen Ausweises.