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Eine GmbH hat grundsätzlich nur zwei zwingend vorgeschriebene Organe:
- einen oder mehrere Geschäftsführer und
- die Gesamtheit der Gesellschafter (Gesellschafterversammlung).
Ob ein Aufsichtsrat gebildet werden soll, liegt im Ermessen der Gesellschafter. Dieser kann, muss aber nicht gebildet werden. Bei GmbHs, welche dem Mitbestimmungsgesetz unterliegen, ist die Bildung eines Aufsichtsrates allerdings vorgeschrieben.
Die Geschäftsführung
Die Geschäftsführer vertreten die GmbH gerichtlich und außergerichtlich (§ 35 GmbHG). Die Geschäftsführer haben laut Gesetz vor allem die Pflicht, für die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung zu sorgen (§§ 41, 42 GmbHG) und fristgerecht eine Steuererklärung abzugeben. Zudem haben sie das Stammkapital vor einer verbotenen Auszahlung zu bewahren (§§ 30, 43 III GmbHG) und den verbotenen Erwerb von eigenen Anteilen zu verhindern. Sie sind auch für die Einberufung einer Gesellschafterversammlung zuständig. Sollte es notwendig sein, sind die Geschäftsführer auch für die Eröffnung des Insolvenzverfahrens zuständig (§ 15a InsO). In diesem Zusammenhang sollte die Haftung der Gesellschafter zur Beihilfe der Ausplünderung der Gesellschaft im Blick behalten werden. Die Gesellschafter sind zudem an die Weisungen der Gesellschafter gebunden sowie den ggf. vereinbarten Beschränkungen aus dem Gesellschaftsvertrag unterworfen (§ 37 GmbHG).
Im Außenverhältnis ist die Vertretungsmacht der Geschäftsführer unbeschränkt und unbeschränkbar (§ 37 II GmbHG). Die Vertretungsmacht der Geschäftsführung umfasst auch die Bestellung von Prokuristen und Generalbevollmächtigten. Sollen weitere Geschäftsführer bestellt werden, so ist hierfür die Gesellschafterversammlung zuständig (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Dies gilt auch für die Abänderung, den Abschluss oder die Aufhebung von Geschäftsführerverträgen.
Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, ist § 35 II GmbHG zu beachten. Demnach sind alle Geschäftsführer nur gemeinsam vertretungsbevollmächtigt, sofern der Gesellschaftervertrag nichts anderes vorsieht.
Im Innenverhältnis kann die Geschäftsführungsbefugnis diversen Beschränkungen unterliegen. Diese können sich aus dem Gesellschaftervertrag, Beschlüssen oder Weisungen der Gesellschafter, Anstellungsverträgen oder anderen gesellschaftsinternen Regelungen ergeben. Die Geschäftsführer sind gegenüber der Gesellschaft verpflichtet, sich an diese Beschränkungen zu halten, da sie sich dieser gegenüber sonst schadensersatzpflichtig machen würden (§ 37 I GmbHG).
Nicht jeder kann Geschäftsführer einer GmbH werden, weswegen gewisse Ausschlusskriterien (§ 6 II GmbHG) beachtet werden müssen, unter anderem z.B. eine Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung oder weiterer Insolvenzstraftaten oder die Verurteilung wegen anderer Straftaten mit Unternehmensbezügen (z.B. §§ 263 – 264a StGB, §§ 265b – 266a StGB).
Die Gesellschafterversammlung
Die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung richtet sich im Wesentlichen nach dem Gesellschaftsvertrag (§ 53 GmbHG). Sie ist zwingend zuständig für Änderungen des Gesellschaftsvertrages einschließlich der Kapitalerhöhung und Herabsetzung, für die Einforderung von Nachschüssen (§ 26 GmbHG), für die Auflösung der Gesellschaft und die Bestellung bzw. Abberufung der Liquidatoren (§§ 60 I, 66 GmbHG) sowie für Beschlüsse über eine Unternehmensverschmelzung oder -abspaltung. Wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes regelt, fallen ihr auch die in § 46 GmbHG genannten Aufgaben zu.
Die Geschäftsführer sind für die Einberufung der Gesellschafterversammlung gem. § 49 I GmbHG zuständig. Kommen die Geschäftsführer dieser Verpflichtung nicht nach, so können die Minderheitsgesellschafter, die mindestens 10% des Stammkapitals halten, die Einberufung der Versammlung unter Angabe des Grundes und des Zweckes verlangen (§ 50 I GmbHG). Die Minderheitsgesellschafter können unter bestimmten Voraussetzungen auch selbst die Versammlung einberufen (§ 50 III GmbHG).
Die Gesellschafterversammlung ist immer dann einzuberufen, wenn es das Interesse der Gesellschaft erfordert, z.B. wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren gegangen ist (§ 49 GmbHG).
Die Einberufung erfolgt unter Einhaltung einer Ladungsfrist von mindestens einer Woche und der entsprechenden Formvorschriften (eingeschriebener Brief) (§ 51 I GmbHG). Zudem sind in der Einladung Zeit und Ort der Versammlung und der Versammlungszweck (Tagesordnung) anzugeben (§ 51 II GmbHG).
Die Gesellschafterversammlung entscheidet in der Regel durch mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen zustande gekommenen Beschlüsse (§ 47 I GmbHG), wobei die Mehrheitsverhältnisse in § 47 II GmbHG bestimmt werden. Von der einfachen Mehrheit kann auch abgewichen werden, z.B. bei Satzungsänderungen oder -durchbrechung (3/4-Mehheit).
Das GmbHG kann nicht selbst festlegen, wann Beschlüsse unzulässig sind. Diese ergeben sich in Anlehnung an das Aktienrecht nur dann, wenn besonders gravierende Mängel vorliegen. Ansonsten ist nur die den Grundsätzen des Aktienrechts folgende Anfechtungsklage (§ 246 I AktG) eröffnet, wobei der Beschluss bis zur Rechtskraft des Urteils wirksam bleibt.
